En général, les employés de longue date apportent une contribution précieuse en créant une banque de connaissances tout au long de leur carrière. Ce savoir est indispensable, étant donné qu’il détermine et conditionne les méthodes de travail de l’équipe et la réussite de l’organisation. Mais avant tout, il est primordial de documenter cette expertise.

Le partage des connaissances est crucial pour atteindre la réussite organisationnelle

Il se peut qu’un employé ne sache pas à quel point une information précise peut être importante pour un de ses collègues, qui ne travaille pas forcément au sein du même département. Les organisations font face à de nombreux défis, comme un employé qui décide de prendre sa retraite et quitte l’entreprise avec toutes les connaissances précieuses qu’il a acquises au cours de sa carrière. Comment les organisations peuvent-elles alors s’assurer que le savoir de ses employés est documenté et disponible pour l’ensemble des collaborateurs ?

Les principaux enjeux auxquels font face les organisations :

  • Conserver les connaissances au sein de l’organisation
  • Former rapidement les employés
  • Partager les bonnes pratiques
  • Fonder une culture d’amélioration des processus

Grâce à la Business Process Model and Notation vous pouvez désormais enregistrer et documenter tous vos processus. Réaliser une documentation détaillée des processus, c’est avant tout, offrir une base utile de connaissances à votre équipe pour qu’elle puisse achever sa charge quotidienne de travail. Voici les étapes qui vous mèneront à la réussite :

  1. Établir une compréhension uniforme des processus au sein de l’organisation
  2. Documenter toutes les connaissances au sein des processus à l’aide de la norme BPMN 2.0
  3. Inclure tous les acteurs au sein de la documentation des processus
  4. Rendre les modèles de processus disponibles pour l’ensemble des collaborateurs

La documentation collaborative des processus

Signavio vous fournit un environnement de travail idéal pour réaliser cela. Modélisez vos processus en équipe et documentez les informations importantes à l’aide du Signavio Process Editor. Définissez simplement la personne qui doit achever une tâche, où est-ce qu’il devrait y avoir des liens vers d’autres personnes ou départements et les points importants à vérifier lorsque vous éditez certains processus. Vous pouvez ensuite rendre ces modèles de processus disponibles pour l’ensemble de vos collaborateurs au sein de la plate-forme de connaissances du Portail de Collaboration. De cette façon, vous assurez une compréhension uniforme de vos processus au sein de votre organisation. Il est donc plus simple de former les nouveaux collègues car ils profitent d’instructions de travail clairement documentées, que vous aurez défini au préalable lors de la documentation de vos processus. Notre étude de cas vous fera découvrir comment T-Systems MMS a réussi à documenter ses processus en équipe et à les améliorer continuellement.