Conformité au RGPD : la check-list en 6 mesures clés

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Qu’il s’agisse de coordonnées, d’adresses IP ou encore de photos, les organisations doivent agir avec beaucoup de prudence pour assurer leur conformité au RGPD lorsqu’elles traitent de données clients. Évidemment les clients doivent toujours explicitement consentir au traitement de leurs données et bénéficient d’un droit d’accès ou de suppression à tout moment. Ce que le RGPD implique est un transfert des données sécurisé entre les différents prestataires et recommande d’ailleurs l’anonymisation des données personnelles.
Les sanctions prévues en cas de non-conformité au RGPD peuvent faire froid dans le dos. Les organisations peuvent en effet s’exposer à une amende d’une hauteur de 4% de leur chiffre d’affaire annuel ou à une amende pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros. C’est la somme la plus élevée qui sera prise en compte. Il s’agit alors de prendre le problème de la conformité à bras le corps et de vérifier l’ensemble de ses processus métier pour identifier la possible faille. Pour vous simplifier la tâche, nous vous proposons une check-list en 6 mesures clés pour assurer votre conformité au RGPD.
Vérifiez les conditions d’utilisation des données personnelles au sein de vos processus existants. Documentez les modifications quant à la protection des données, y compris les risques et contrôles associés dans vos modélisations de processus.
Est-ce que vos CGV et autres formulaires de consentement sont réellement à jour ? Si ce n’est pas le cas, opérez les modifications nécessaires et intégrez-les à vos processus métier.
Assurez-vous que tous vos employés sont au fait du RGPD et connaissent les processus à risque. La meilleure façon de procéder est d’avoir une base de connaissances de processus centralisée dans laquelle vous pouvez partager toutes les informations connexes.
Gardez en tête qu’avec l’entrée en vigueur du RGPD vos processus doivent fonctionner de la façon prévue ! Créez des modèles décisionnels qui permettent aux employés de voir en un clin d’œil comment procéder. Vous économiserez ainsi du temps et éviterez les longues explications.
Si une action non conforme devait se produire, il faudrait pouvoir réagir rapidement. Afin d’informer les autorités compétentes à temps, il est nécessaire d’automatiser vos processus. Vous garantissez ainsi leur rapidité d’exécution et proposerez une approche cohérente.
La modification ou suppression des données doit intervenir sans délai. Cependant, un processus documenté ne se déroule pas toujours comme vous l’aviez prévu. C’est pourquoi vous devez pouvoir identifier les potentielles variantes de processus et ainsi assurer une réaction rapide.
Une gestion des processus métier efficace est essentielle pour prouver votre conformité, répondre efficacement au changement, éviter de lourdes amendes, nuire à votre réputation et ainsi perdre en crédibilité aux yeux de vos clients. Néanmoins, ce n’est pas toujours facile à mettre en place.
La Signavio Business Transformation Suite vous permet de vous débarrasser de vos procédés complexes et chronophages et de réagir rapidement grâce à des processus clairs et connus de tous. Avec notre solution logicielle, vous pourrez :
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