Les défis imposés aux organisations par le RGPD
Qu’il s’agisse de coordonnées, d’adresses IP ou encore de photos, les organisations doivent agir avec beaucoup de prudence pour assurer leur conformité au RGPD lorsqu’elles traitent de données clients. Évidemment les clients doivent toujours explicitement consentir au traitement de leurs données et bénéficient d’un droit d’accès ou de suppression à tout moment. Ce que le RGPD implique est un transfert des données sécurisé entre les différents prestataires et recommande d’ailleurs l’anonymisation des données personnelles.
Check-list RGPD : Les points qui requièrent votre attention
Les sanctions prévues en cas de non-conformité au RGPD peuvent faire froid dans le dos. Les organisations peuvent en effet s'exposer à une amende d'une hauteur de 4% de leur chiffre d’affaire annuel ou à une amende pouvant aller jusqu'à 20 millions d’euros. C'est la somme la plus élevée qui sera prise en compte. Il s'agit alors de prendre le problème de la conformité à bras le corps et de vérifier l'ensemble de ses processus métier pour identifier la possible faille. Pour vous simplifier la tâche, nous vous proposons une check-list en 6 mesures clés pour assurer votre conformité au RGPD.
N°1 : Vérifiez la conformité de vos processus
Vérifiez les conditions d’utilisation des données personnelles au sein de vos processus existants. Documentez les modifications quant à la protection des données, y compris les risques et contrôles associés dans vos modélisations de processus.
N°2 : Actualisez vos conditions générales
Est-ce que vos CGV et autres formulaires de consentement sont réellement à jour ? Si ce n’est pas le cas, opérez les modifications nécessaires et intégrez-les à vos processus métier.
N°3 : Informez vos employés
Assurez-vous que tous vos employés sont au fait du RGPD et connaissent les processus à risque. La meilleure façon de procéder est d’avoir une base de connaissances de processus centralisée dans laquelle vous pouvez partager toutes les informations connexes.
N°4 : Optimisez vos processus
Gardez en tête qu’avec l’entrée en vigueur du RGPD vos processus doivent fonctionner de la façon prévue ! Créez des modèles décisionnels qui permettent aux employés de voir en un clin d’œil comment procéder. Vous économiserez ainsi du temps et éviterez les longues explications.
N°5 : Automatisez vos notifications en cas de non-conformité
Si une action non conforme devait se produire, il faudrait pouvoir réagir rapidement. Afin d’informer les autorités compétentes à temps, il est nécessaire d’automatiser vos processus. Vous garantissez ainsi leur rapidité d’exécution et proposerez une approche cohérente.
N°6 : Réagissez rapidement aux demandes de clients
La modification ou suppression des données doit intervenir sans délai. Cependant, un processus documenté ne se déroule pas toujours comme vous l’aviez prévu. C’est pourquoi vous devez pouvoir identifier les potentielles variantes de processus et ainsi assurer une réaction rapide.
Restez conforme au RGPD grâce à la gestion des processus
Une gestion des processus métier efficace est essentielle pour prouver votre conformité, répondre efficacement au changement, éviter de lourdes amendes, nuire à votre réputation et ainsi perdre en crédibilité aux yeux de vos clients. Néanmoins, ce n'est pas toujours facile à mettre en place.
La Signavio Business Transformation Suite vous permet de vous débarrasser de vos procédés complexes et chronophages et de réagir rapidement grâce à des processus clairs et connus de tous. Avec notre solution logicielle, vous pourrez :
- visualiser les risques et les comportements non conformes de vos processus quotidiens.
- vous assurer que les décisions stratégiques sont correctement exécutées.
- Intégrer rapidement les changements liés à la conformité de vos processus.
- assurer une traçabilité complète de vos processus.
Pour en savoir plus sur les avantages d'utiliser une solution logicielle pour assurer ou renforcer votre conformité au RGPD, rendez-vous dans notre Centre de ressources RGPD. Vous y retrouverez des livres blancs, guide technique, vidéo et bien plus pour vous armer et assurer une conformité optimale à votre organisation. Pour voir Signavio en action et découvrir par votre propre yeux comment notre solution logicielle peut vous aider à obtenir une vision à 360° sur vos processus pour assurer votre conformité au RGPD, faites l'essai gratuitement pendant 30 jours !
