Im Jahr 2024 wurden für eine Economist-Impact-Studie – im Auftrag von SAP – mehr als 2.300 Führungskräfte der obersten Ebene befragt, um die sich wandelnde Rolle der Beschaffung zu verstehen. Die Ergebnisse zeigen, dass die Einhaltung von Vorschriften und Gesetzen in der Beschaffung zu den größten Herausforderungen für Beschaffungsverantwortliche zählt und für 70 % der Unternehmen ein kritisches externes Risiko darstellt.
Diese Studie verdeutlicht, wie komplex die Compliance in der Beschaffung geworden ist. Beschaffungsteams sollten sich ändernde Vorschriften befolgen, Lieferantenrisiken mindern und eine konsequente Einhaltung der Richtlinien sicherstellen – und zugleich die betriebliche Effizienz aufrechterhalten.
Ohne die richtige Technologie, die detaillierte Einblicke liefert, können Compliance-Lücken unbemerkt bleiben und so zu teuren Bußgeldern und Ineffizienzen führen.
Drei Methoden zur Verbesserung der Compliance in der Beschaffung
1. Reduzieren unkontrollierter Einkäufe zwecks Kostensenkung und Steigern der Compliance-Effizienz
Unkontrollierte Einkäufe (Einkäufe unter Umgehung der etablierten Beschaffungsprozesse) führen zu Schwachstellen in der Beschaffungs-Compliance, treiben die Kosten in die Höhe und steigern die finanziellen und rechtlichen Risiken. Möglicherweise umgehen Mitarbeitende die Beschaffungsrichtlinien wegen zu langsamer Genehmigungsprozesse, unklarer Richtlinien oder Schwierigkeiten, bevorzugte Lieferanten zu finden.
Um dem vorzubeugen, können Unternehmen Tools für den geführten Einkauf implementieren. Diese erleichtern den Mitarbeitenden die Suche und den Einkauf bei genehmigten Lieferanten. Automatisierte Genehmigungen für Einkäufe beschleunigen Prozesse und reduzieren so die Versuchung, Richtlinien zu umgehen.
Dank SAP-Signavio-Lösungen lassen sich detaillierte Einblicke in die Prozessleistung gewinnen, die Aufschluss darüber geben, wo und warum unkontrollierte Ausgaben getätigt werden. Sie bieten gezielte Empfehlungen, um Einkäufe wieder in Einklang mit den Compliance-Richtlinien für die Beschaffung zu bringen.
2. Optimieren der Drei-Wege-Abgleichraten für mehr Genauigkeit und und Betrugsabwehr
Der Abgleich von Bestellungen, Rechnungen und Wareneingängen ist unerlässlich, um Diskrepanzen, Überzahlungen und Compliance-Fehler zu vermeiden. Wenn diese Prozesse jedoch auf manuellen Eingriffen beruhen, können Fehler übersehen werden. Das verlangsamt Beschaffungszyklen und erhöht die Risiken.
Durch die Automatisierung des Rechnungsabgleichs können Diskrepanzen frühzeitig erkannt werden, sodass weniger manuelle Korrekturen erforderlich sind. Die Standardisierung von Beschaffungs-Workflows stellt Konsistenz für alle Lieferantentransaktionen sicher. KI-gestützte Analysen helfen wiederum, Anomalien zu erkennen, bevor sie zu Compliance-Verstößen führen.
Mit SAP-Signavio-Lösungen können Unternehmen die Performance des Drei-Wege-Abgleichs verfolgen, die Ursachen von Ineffizienzen entdecken und Bereiche ermitteln, in denen sich die Compliance-Effizienz durch Automatisierung verbessern lässt.
3. Minimieren von Prozessvarianten für eine effizientere Beschaffung und eine bessere Gesamtleistung
Dank minimierter Prozessvarianten wird sichergestellt, dass alle beschafften Waren und Dienstleistungen dieselben Standards erfüllen. Dadurch wird das Risiko von Mängeln verringert und die Produktqualität insgesamt verbessert. Optimierte Prozesse reduzieren zudem die Komplexität und vereinfachen die Verwaltung von Beschaffungsaktivitäten. Dadurch sinken die Bearbeitungsdauer und die Fehlerrate.
Bei weniger Prozessvarianten ist die Verwaltung der Lieferantenbeziehungen einfacher und sorgt so für eine bessere Kommunikation, stärkere Partnerschaften und effektivere Verhandlungen. Zudem können Unternehmen die Einhaltung von Vorschriften und internen Richtlinien besser gewährleisten und so das Risiko von Verstößen und damit verbundenen Bußgeldern senken.
SAP-Signavio-Lösungen bieten systemübergreifende Prozesstransparenz, sodass Unternehmen die Leistung ihrer Lieferanten überwachen, potenzielle Risiken erkennen und proaktiv Compliance-Lücken in der Beschaffung schließen können.
Der schnelle Weg zu exzellenten Beschaffungsprozessen
Führende Unternehmen stärken ihre Compliance in der Beschaffung bereits mit Lösungen von SAP Signavio. Sind Sie bereit, die Kontrolle zu übernehmen? Laden Sie den Leitfaden zur Prozessoptimierung für Beschaffungsverantwortliche herunter und erfahren Sie mehr über die Methoden zur Verbesserung der Compliance in der Beschaffung.
Zudem erhalten Sie detaillierte Einblicke in zwei weitere Schlüsselbereiche für eine schnelle Optimierung der Beschaffung: Steigerung der Effizienz und Produktivität in der Beschaffung und Erhöhung der finanziellen Effizienz.