Bei einer Unternehmenstransformation liegen die größten Risiken oft im Verborgenen. Die meisten Unternehmen haben zwar gut definierte Pläne und formale Strukturen, ein unsichtbares Netz inoffizieller Workflows auf der Basis miteinander verbundener Anwendungen und nicht erfasste Abhängigkeiten können jedoch auch extrem sorgfältig geplante Initiativen zum Scheitern bringen. Fehlende Sichtbarkeit schafft enorme Probleme für die Planung und Ausführung von Transformationsmaßnahmen, weil Unternehmen oft nicht überblicken können, wie ihre Geschäftsprozesse – also der Gegenstand der Transformation – tatsächlich ablaufen.
Stellen Sie sich vor, wie in der Chirurgie an komplexe Operationen herangegangen wird: Es werden diagnostische Bildgebungsverfahren wie MRT- und CT-Scans kombiniert, um den Bereich des Eingriffs vor der Operation zu kartieren, chirurgische Kameras eingesetzt, um während des Eingriffs alles genau zu sehen, und die Vitalzeichen während der Operation kontinuierlich überwacht. Diese umfassende Transparenz sorgt dafür, dass sicher operiert und bei Problemen schnell reagiert werden kann.
Der Aufbau von Transformationsfähigkeiten erfordert dieselben Einblicke in Abläufe, bevor eine Transformationsinitiative gestartet wird, und dieselbe Echtzeitüberwachung während des Transformationsprozesses. Anders als in der Chirurgie mangelt es den Unternehmen jedoch häufig an diesen grundlegenden Fähigkeiten, um das komplexe Netz von Abhängigkeiten zu erkennen und zu verfolgen, die ihr Geschäft am Laufen halten und es ihnen zudem ermöglichen, zielführende Änderungen vorzunehmen und zugleich operative Exzellenz zu erzielen.
Unbekannte Unwägbarkeiten: die Herausforderung verborgener Komplexität
Transformationsinitiativen geraten ins Stocken, wenn während der Ausführung des Transformationsplans plötzlich verborgene Elemente zutage treten. Veraltete IT-Lösungen, nicht dokumentierte Prozessvariationen und inoffizielle Workflows halten Ihr Geschäft möglicherweise auf eine Weise am Laufen, die aus Prozessdokumentationen oder Systeminventaren nicht ersichtlich ist.
Diese verdeckt wirkenden Kräfte bedrohen den Transformationserfolg in drei kritischen Bereichen:
- Operative Abhängigkeiten: Welche Altanwendungen liefern Kernsystemen kritische Daten? Wie unterstützen inoffizielle Workflows wesentliche Abläufe? Für die Planung von Änderungen, die den Geschäftsbetrieb nicht stören, ist es wichtig, diese Zusammenhänge zu verstehen.
- Prozessrealität: Die Kluft zwischen dokumentierten Prozessen und tatsächlichen Workflows deckt oft kritische Schwachstellen und Chancen auf. Wenn Mitarbeitende regelmäßig offizielle Verfahren umgehen, ist dies Zeichen für eine tief verwurzelte Ineffizienz, die beseitigt werden muss, bevor eine Transformation erfolgreich sein kann.
- IT-Nutzungsmuster: Wenn man versteht, wie Mitarbeitende Systeme und KI-Tools nutzen (nicht, wie sie sie nutzen sollten), lassen sich mögliche Reibungspunkte erkennen, die sich auf den Transformationserfolg auswirken können. Dazu gehört das Identifizieren von zu wenig verwendeten und veralteten Systemen, die ersetzt oder in offizielle Systeme integriert werden sollten.
Unternehmen, die nicht über die Fähigkeit verfügen, diese verdeckt wirkenden Kräfte zu identifizieren und zu bewältigen, stehen vor Risiken, die über fehlschlagende Transformationen hinausgehen. Diese verborgenen Elemente können die Betriebseffizienz kontinuierlich beeinträchtigen, sicherheitsrelevante Schwachstellen verursachen und zu Serviceausfällen im täglichen Betrieb führen. Transparenz ist daher nicht nur ein Werkzeug für die Transformation, sondern ein kritischer Bestandteil der operativen Exzellenz.
Maßnahmen ergreifen: klarer Durchblick für eine sichere Transformation
Bevor Sie einen umsetzbaren Plan für eine bestimmte Transformation erstellen, brauchen Sie ein umfassendes Verständnis des Ist-Zustandes Ihres Unternehmens. Das bedeutet, dass Sie Transparenz in drei entscheidenden Bereichen schaffen müssen: wie Arbeit in Ihrem Unternehmen tatsächlich abläuft, wie Ihre IT-Landschaft wirklich funktioniert und wie diese Elemente interagieren. Mit diesem vollständigen Bild können Sie nicht nur Probleme lösen, sobald sie auftreten, sondern auch realistische Meilensteine festlegen und die Überwachungsfunktionen aufbauen, um bestimmte Transformationsprozesse zu verfolgen.
Transparenz und Analysen bei Prozessen
Beginnen Sie damit, die tatsächlichen Arbeitsabläufe zu verstehen:
- Bilden Sie kritische Unternehmensprozesse und ihre Variationen ab.
- Identifizieren Sie inoffizielle Workflows und Behelfslösungen und deren Ursachen.
- Analysieren Sie Prozessleistung, Compliance und Verbesserungsmöglichkeiten.
- Entwickeln Sie optimierte Prozesse basierend auf wertorientierten Analysen.
- Testen Sie Prozessänderungen vor der Implementierung mittels Simulation.
- Achten Sie bei der Überwachung auf entstehende Engpässe, Compliance-Probleme und Chancen für kontinuierliche Verbesserung.
Daten zur Unternehmensarchitektur
Erstellen Sie ein klares Bild Ihrer technischen Landschaft:
- Verbinden Sie die aktuellen Geschäftsfunktionen mit Ihrer IT-Landschaft.
- Dokumentieren Sie, inwieweit Ihr Anwendungsportfolio die Geschäftsfunktionen unterstützt (oder nicht).
- Ordnen Sie Integrationspunkte und Datenflüsse zwischen Datenobjekten und Anwendungen zu, die kritische Prozesse unterstützen.
- Identifizieren Sie Systemabhängigkeiten.
- Simulieren, kontrastieren und vergleichen Sie Architekturänderungen oder Transformationsszenarien.
- Bewerten Sie Technologierisiken einschließlich obsoleter Bestände.
Integriertes Risikomanagement
Kombinieren Sie Prozess- und Architekturwissen, um Folgendes zu erreichen:
- Definieren Sie die Geschäftsfunktionen, die im transformierten Unternehmen benötigt werden.
- Verstehen Sie, welche Auswirkungen bestimmte Transformationsinitiativen (z. B. Austauschen oder Einführen von Technologie) auf die Geschäftsabläufe haben könnten.
- Identifizieren Sie Bereiche mit hohem Risiko, die während der Transformation besonderer Aufmerksamkeit bedürfen, z. B. kundenorientierte Prozesse oder Finanzkontrollen.
- Testen Sie Änderungen sowohl in Prozessen als auch in technischen Domänen vor der Implementierung.
- Überwachen Sie in Echtzeit die tatsächlichen Ergebnisse im Vergleich zu den Erwartungen, um Compliance zu wahren und rechtliche Probleme zu vermeiden.
- Verfolgen Sie die wichtigsten Leistungsindikatoren während des gesamten Transformationsprozesses.
- Erkennen und beheben Sie entstehende Technologie- und Transformationsrisiken, bevor sie sich negativ auf den Betrieb auswirken.
Wenn Unternehmen verstehen, wie Menschen, Prozesse, Anwendungen und Daten interagieren, können sie die Auswirkungen von Änderungen vor der Implementierung modellieren. Damit legen sie die Grundlage für noch bessere Funktionen und komplexere Simulationen.
Von Transparenz zu Mehrwert
Eine erfolgreiche Transformation bedarf mehr als sorgfältiger Planung: Sie erfordert schnelle, klare und umfassende Einblicke in die komplexe Realität Ihres Unternehmens – von Prozessabweichungen bis zu technischen Abhängigkeiten. Es geht nicht nur um eine defensive Haltung, um Risiken zu mindern – Ziel muss es sein, das Potenzial von Transformationsinitiativen voll auszuschöpfen.
Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie durch den proaktiven Umgang mit Transformationsrisiken die gewünschten Ergebnisse pünktlich und budgetgerecht erreichen, laden Sie unseren Leitfaden „Anspruch und Wirklichkeit: Risikomanagement bei der Unternehmenstransformation“ herunter.