No entanto, projetos de transformação, como as atualizações do ERP, costumam apresentar desafios para alcançar a linha de chegada – de acordo com a McKinsey – 70% desses projetos estão fadados ao fracasso.
O objetivo de qualquer iniciativa de transformação de processos provavelmente será diferente entre as organizações. No entanto, existem critérios comuns que podem ser considerados bons indicadores de sucesso e ajudarão qualquer empresa a se beneficiar da gestão de processos e gerar valor a partir desta iniciativa.
Neste post do blog, com base na experiência de especialistas e nas lições aprendidas em dezenas de projetos de transformação de processos de negócios, apresentaremos nossos cinco principais fatores de sucesso:
- Qualidade de dados e adoção de soluções
- Treinamento e gestão eficaz de mudanças
- Retorno comercial e comunicação de sucesso
- Configuração organizacional e detentores de processos
- Engajamento de liderança
1. A importância de uma base sólida para a transformação bem-sucedida
Uma definição clara dos requisitos de dados, juntamente com o envolvimento inicial da equipe de negócios e de TI, deve acelerar o processo. Do ponto de vista da execução do projeto, começar com um escopo pequeno e preciso dentro do processo ou da organização promove um sucesso rápido. Por exemplo, em um processo da fatura ao recebimento, o foco pode iniciar no subprocesso de criação da fatura. Acelerar o projeto no momento certo é igualmente importante – quando todos os envolvidos compartilham um compromisso comum e estão alinhados com as metas.
Ter um programa bem definido que ajude a gerar uma única fonte da verdade consistente para documentar processos de negócios consome menos recursos, acelera o tempo de adoção e maximiza os benefícios da transformação.
2. As pessoas promovem as transformações
Além de todos os aspectos técnicos e metodológicos, os fatores de sucesso mais importantes para as iniciativas de processos de negócios são centrados no ser humano. Sua empresa dispõe dos recursos, habilidades e capacidade de gestão necessários? Então, as pessoas certas, aliadas a uma mentalidade positiva e uma afinidade com a gestão da mudança, devem estar no comando da transformação de processos.
Os colaboradores devem estar envolvidos em qualquer atividade de melhoria e orientados a realizar a mudança proativamente. No final, qualquer iniciativa de processo também depende de uma interpretação comum dos insights, baseada em discussão. Caso contrário, será apenas mais um projeto de TI que não desenvolverá todo seu potencial.
3. Um esforço interminável pelo retorno comercial
Com base nos resultados da pesquisa de consultoria da Deloitte sobre mineração de processos – que combina mineração de dados, funções analíticas e otimização – 84% dos participantes responderam que essa mineração agrega valor por meio de melhorias nos processos, ganhos de transparência e redução de custos.
E isso traz uma armadilha comum. O valor agregado gerado não é frequentemente informado e consumido dentro da organização. Portanto, os esforços contínuos de realização de valor, combinados com uma poderosa estratégia de comunicação, evitam a desaceleração e a perda de compromisso dos stakeholders.
4. Solução para processos em silos e responsabilidades
“A gestão de processos de alto nível requer uma colaboração perfeita em todos os silos funcionais”, disse Mark Nist, ex-líder de operações de processos centrais da SAP. Para realmente tornar a estratégia de transformação de processos em ação, uma equipe central de operações deve liderar e coordenar a iniciativa do processo e impor políticas e convenções para todos esses silos.
Além da relevância da configuração organizacional, em um nível individual, os detentores do processo dependem de uma definição precisa das responsabilidades e da capacidade de executar a função com um requisito claro. É necessário também que a equipe central de operações de processos ofereça suporte e governança, além das diretrizes e convenções claramente definidas como um fator crucial para o sucesso.
5. Adesão da liderança sênior
Em última análise, um apoio claro da equipe de gestão é essencial para levar o projeto de transformação de processos à linha de chegada. O compartilhamento regular de contexto e o conhecimento sobre o projeto é fundamental. “Nossa diretoria determinou a nossa grande tarefa de transformar a SAP em uma empresa orientada por processos”, declarou Nist sobre a transformação da própria SAP.
Conquiste a confiança do cliente com a excelência em processos
Tudo o que uma empresa faz é a soma de seus processos de negócios. Parece simples, mas a maioria não percebe isso. Em uma era em que a experiência do cliente é o pilar do crescimento contínuo, usar insights de processos para revelar o potencial de otimização e promover as melhores decisões e participações é um dos principais fatores de sucesso.
A transformação de processos, por sua vez, pode se tornar complexa e confusa. A combinação de tecnologia e fatores de sucesso centrados nas pessoas permite que as organizações transformem desafios em oportunidades para operar e interagir de forma eficiente e eficaz.
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