En 2024, dans le cadre d'un rapport Economist Impact sponsorisé par SAP, plus de 2 300 cadres dirigeants ont été interrogés afin de mieux comprendre l'évolution du rôle de la fonction Achats. D'après les conclusions de ce rapport, la conformité légale et réglementaire des achats comptait parmi les principaux défis rencontrés par les responsables Achats, 70 % des entreprises l'identifiant comme un risque externe critique.
Cette étude montre à quel point la conformité est devenue complexe dans le domaine des achats. Les équipes Achats doivent s'adapter à des réglementations en constante évolution, atténuer les risques liés aux fournisseurs et veiller au respect des politiques, le tout sans compromis sur l'efficacité opérationnelle.
En l'absence de technologie adaptée capable de fournir une visibilité accrue, les lacunes de conformité peuvent passer inaperçues, avec à la clé des pénalités coûteuses et une perte d'efficacité.
Trois méthodes pour optimiser la conformité des achats
1. Réduire les achats non conformes pour abaisser les coûts
Les achats non conformes (achats effectués hors des processus Achats établis) créent des vulnérabilités en matière de conformité, gonflent les coûts et augmentent les risques financiers comme légaux. Les collaborateurs sont susceptibles de contourner les politiques Achats en raison de la lenteur du processus d'approbation, de l'absence de directives claires ou de difficultés à trouver les fournisseurs privilégiés.
Pour pallier ce problème, les entreprises ont la possibilité de mettre en œuvre des outils d'achats guidés, lesquels facilitent la recherche de fournisseurs agréés par les collaborateurs et les achats auprès de ces derniers. L'approbation automatisée des achats accélère les processus, réduisant ainsi la tentation de contourner les politiques.
Les solutions SAP Signavio livrent des insights approfondis sur la performance des processus qui vous indiquent où et pourquoi des achats non conformes sont effectués. Vous obtenez aussi des recommandations ciblées afin de réaligner les dépenses sur les politiques de conformité de la fonction Achats.
2. Améliorer les taux de correspondance à trois facteurs pour gagner en précision et prévenir la fraude
La mise en correspondance des commandes d'achat, des factures et des entrées de marchandises joue un rôle de taille dans la prévention des écarts, des trop-payés et des failles de conformité. Cependant, des erreurs peuvent se glisser lorsque ces processus sont manuels, ce qui ralentit les cycles des achats et augmente les risques.
Le contrôle des factures automatisé permet de détecter les écarts de manière précoce et réduit le besoin de corrections manuelles. La normalisation des workflows Achats garantit la cohérence des transactions avec les fournisseurs, tandis que l'analytique pilotée par l'IA décèle les anomalies avant qu'elles ne deviennent des violations de la conformité des achats.
Avec les solutions SAP Signavio, les entreprises sont en mesure de suivre la performance de la correspondance à trois facteurs, d'identifier les causes profondes de l'inefficacité ainsi que les domaines où l'automatisation peut optimiser la conformité.
3. Limiter les variantes de processus pour booster l'efficacité de la fonction Achats et améliorer les performances globales
Les entreprises qui limitent les variantes de processus s'assurent que les biens et les services achetés respectent tous les mêmes normes, réduisant ainsi le risque de défaut et améliorant la qualité produit dans son ensemble. De plus, la rationalisation des processus diminue leur complexité. Qui dit gestion plus facile des activités Achats, dit aussi accélération du traitement et réduction des erreurs.
La baisse des variantes de processus simplifie la gestion des relations avec les fournisseurs, avec pour résultat une meilleure communication, des partenariats plus solides et des négociations plus efficaces. Les entreprises sont alors plus à même de garantir la conformité avec les réglementations et les politiques internes, ce qui atténue le risque de non-conformité et de pénalités.
Les solutions SAP Signavio fournissent une visibilité intersystème sur les processus. Les entreprises ont ainsi toutes les cartes en main pour suivre les performances des fournisseurs, détecter des risques et gérer de manière proactive les pertes d'efficacité dans la conformité des achats.
Comment atteindre plus rapidement l'excellence dans les processus Achats
Les entreprises leaders renforcent d'ores et déjà la conformité des achats à l'aide des solutions SAP Signavio. Prêt à prendre le contrôle ? Téléchargez le guide des responsables Achats en matière d'excellence des processus pour en savoir plus sur les méthodes d'optimisation de la conformité des achats.
Et ce n'est pas tout. Tirez parti d'insights plus approfondis dans deux autres domaines clés pour accélérer votre parcours vers l'excellence en matière d'achats : le renforcement de l'efficacité et de la productivité des achats et l'amélioration de l'efficacité financière.