Sans trop rentrer dans les détails d’utilisation des piscines et des couloirs, les professionnels du BPMN utilisent ces éléments en se reposant sur la définition suivante :

  • Les piscines représentent l’ensemble de l’organisation et contiennent des couloirs.
  • Les couloirs indiquent qui exécute un ensemble de tâches définies.

Ces définitions sont tout à fait juste mais il est nécessaire d’aller plus loin pour produire des modélisations de processus de plus grande qualité qui peuvent servir comme propre fondation pour votre initiative de BPM.

Examinons le processus d’une création de devis de crédit bancaire

D’après nos connaissances du langage BPMN – et plus spécifiquement des piscines et des couloirs – nous pourrions modéliser le processus comme ceci :

En regardant le diagramme plus en détails, on voit bien qu’il ne respecte pas les bonnes conditions d’utilisation des piscines et des couloirs (langage BPMN).

  • Ce qui nous concerne devrait être modelé dans une piscine élargie.
    Dans notre exemple, les “Clients” (Customer) ne devraient pas se situer dans une piscine car nous n’avons pas le contrôle sur ce qu’ils font, nous savons juste que nous recevons une demande de crédit de leur part. Ils pourraient par exemple envoyer le devis à leur conseiller financier et lui demander son avis. Modéliser ainsi la partie cliente du processus nous apporte rien. En règle générale, on peut dire qu’un diagramme de processus doit contenir exactement une piscine développée, qui contient l’objectif du processus – et si nécessaire un ou plusieurs autres collatéraux.
  • Les couloirs devraient représenter des rôles spécifiques.
    Le couloir “Pôle Commercial” (Sales Department) n’est pas assez précis. On a besoin de définir quel rôle est associé à quelle tâche. Par exemple la tâche, “préparer les conditions spéciales” (prepare special terms) pourrait avoir besoin d’être accomplie par un rôle sénior ou rôle spécialiste.
  • Les couloirs ne devraient pas représenter des individus.
    Le couloir “Joan Doe” est trop spécifique. Si dans votre fonctionnement e processus les tâches ne sont réalisées par une seule personne dédiée, vous pourriez rencontrer des problèmes. Le processus pourrait ne pas être correctement exécuté si cette personne est en congés maladie ou en vacances. De plus, si la personne est amenée à quitter l’entreprise, elle pourrait partir avec les connaissances spécifiques à son poste. Dans notre exemple, vous pourriez vouloir ajouter le rôle “d’Analyste des Risques” (Risk Analyst) et probablement un service d’analyses des risques.

Les bonnes utilisations des piscines et couloirs BPMN

Maintenant ajustons notre diagramme de processus pour améliorer les faiblesses identifiées :

Comme vous pouvez le voir l’objectif du diagramme est maintenant plus clair. Les événements et les tâches dans la piscine “Clients” (Customer) n’ont pas apporté d’informations supplémentaires. Au sein du “Pôle Commercial” (Sales Department), on a identifié les rôles qui sont chargés d’exécuter un ensemble de tâches définies et maintenant la tâche “Évaluation des Risques” (Risk Assessment) n’est plus seulement associée à un seul candidat.

En fonction du scénario, vous pourriez prendre en compte les modifications suivantes :

  • Pour aider les lecteurs à comprendre où le diagramme se situe dans le paysage des processus, vous pouvez remplacer le nom de la piscine “Banque” par le nom du processus de bout-en-bout, par exemple “Crédit : demande d’accord”.
  • La tâche “Calculer les Termes” (Calculate Terms) pourrait être exécutée par un système informatique. Si tel est le cas, vous devriez représenter le système dans un autre couloir. Ainsi les lecteurs comprendront que cette tâche a été automatisée. Comme alternative, vous pouvez utiliser une tâche de service.
  • Vous pourriez ne pas être en charge du service d’analyses des risques, de ce fait vous pouvez modéliser ce service dans une piscine collatérale. Par définition, la communication entre les piscines nécessite d’utiliser des flux de messages. Cela facilite la création d’interfaces bien-définies pour la communication entre les piscines

Conclusion

Repenser la façon dont vous utilisez les piscines et couloirs BPMN dans vos diagrammes BPMN vous aide à créer des diagrammes clairs et concis ce qui vous permet d’éviter des coûts inutiles lorsque vous documentez votre paysage de processus dans le Signavio Process Manager. Lorsque les piscines et les couloirs sont bien employés, ils n’offrent pas seulement plus de clarté et de transparence dans la vue d’ensemble des responsabilités, mais ils définissent aussi correctement les objectifs du diagramme. Pour aller plus loin, on vous recommande le livre de Bruce Silver “BPMN Method & Style”.

Conseil de pro : qu’indique le cahier des charges ?

Le cahier des charges du BPMN 2.0 indique “qu’une piscine est une représentation graphique d’un participant dans une collaboration”. Ainsi utiliser les piscines principalement pour l’ensemble des organisations (par exemple “Banque” ou “Clients”) tout comme en les utiliser pour définir les limites organisationnelles (par exemple le “Pôle Commercial”) est cohérent avec les spécifications.

Ceci étant dit, les experts du BPM recommandent de nommer l’ensemble avec le nom du processus de bout-en-bout (découvrez des exemples dans le livre “BPMN Method & Style). Cela facilite la lecture du processus et nous permet de savoir où on clique !

Publié le 29 novembre 2018 - Last modified: 16 janvier 2019