Trotzdem haben Transformationsprojekte, wie beispielsweise ein ERP-Upgrade, zumeist Schwierigkeiten, die Ziellinie zu erreichen – laut McKinsey sind 70 Prozent dieser Projekte zum Scheitern verurteilt.
Das Ziel einer Initiative zur Transformation von Prozessen dürfte für jedes Unternehmen anders sein. Dennoch gibt es einige gemeinsame Kriterien, die als guter Erfolgsmaßstab gelten können und jedem Unternehmen helfen, von den Vorteilen des Prozessmanagements zu profitieren und einen echten Mehrwert aus der Initiative zu ziehen.
Aufgrund Expertenerfahrungen und Erkenntnissen aus Dutzenden von Projekten zur Transformationen von Geschäftsprozessen stellen wir in diesem Blogbeitrag unsere fünf wichtigsten Erfolgsfaktoren vor:
- Datenqualität und Lösungseinführung
- Schulung und effektives Change Management
- Realisierung des Geschäftswerts und Kommunikation des Erfolgs
- Organisatorischer Aufbau und Prozessverantwortlichkeit
- Einbindung der Führungskräfte
1. Eine solide Grundlage für eine erfolgreiche Transformationsinitiative schaffen
Eine klare Definition der Datenanforderungen verbunden mit der frühzeitigen Einbindung der Fach- und IT-Abteilungen sollte die Transformation beschleunigen. Aus Sicht der Projektdurchführung führt ein kleiner und präziser Umfang innerhalb des Prozesses oder des Unternehmens zu einem schnellen Erfolg. Bei einem Invoice-to-Cash-Prozess kann der Fokus beispielsweise auf dem Teilprozess der Rechnungserstellung liegen. Ebenso wichtig ist es, die Beschäftigten zum richtigen Zeitpunkt in das Projekt einzubinden. Alle Beteiligten sollten sich gemeinsam für das Projekt engagieren und sich an den Projektzielen orientieren.
Mit einem gut definierten Programm, das dabei hilft, eine zentrale Datenquelle für die Dokumentation von Geschäftsprozessen zu schaffen, werden weniger Ressourcen verbraucht, die Einführungszeit verkürzt und die Vorteile der Transformation maximiert.
2. Der Faktor Mensch treibt die Transformation voran
Neben allen technischen und methodischen Aspekten ist der Mensch der wichtigste Erfolgsfaktor für Geschäftsprozessinitiativen. Sind die nötigen Fähigkeiten, Fertigkeiten und Ressourcen für das Prozessmanagement in Ihrem Unternehmen vorhanden? Das bedeutet, dass die richtigen Leute, gepaart mit einer positiven Einstellung und einer Affinität zum Change Management, das Ruder bei der Prozesstransformation in die Hand nehmen müssen.
Die Beschäftigten müssen aktiv in alle Aktivitäten zur Prozessverbesserung einbezogen und dazu ermuntert werden, den Wandel proaktiv zu gestalten. Schließlich ist jede Prozessinitiative auch auf eine gemeinsame, sich auf Diskussionen stützende Interpretation der Erkenntnisse angewiesen. Andernfalls läuft es auf ein weiteres IT-Projekt hinaus, das sein Potenzial nicht ausschöpft.
3. Ein ständiges Streben nach geschäftlichem Nutzen
Basierend auf den Umfrageergebnissen des Beratungsunternehmens Deloitte zum Process Mining, einer Kombination aus Data Mining, Analysen und Prozessoptimierung, antworteten 84 % der Befragten, dass Process Mining durch Prozessverbesserungen, Transparenzgewinne und Kostensenkungen einen Mehrwert darstellt.
Damit geht eine häufige Gefahr einher: Der generierte Mehrwert wird nämlich nicht ausreichend innerhalb des Unternehmens kommuniziert und genutzt. Durch die Verbindung der kontinuierlichen Bemühungen zur Wertsteigerung mit einer starken Kommunikationsstrategie vermeiden Sie, dass die Dynamik und das Engagement der Beteiligten nachlassen.
4. Isolierte Prozesse und Zuständigkeiten überwinden
„Ein erstklassiges Prozessmanagement verlangt eine nahtlose Zusammenarbeit über funktionale Silos hinweg“, sagt Mark Nist, ehemals Central Process Operations Lead bei SAP. Zur wirksamen Umsetzung der Strategie der Prozesstransformation muss ein zentrales Process Operations Team die Prozessinitiative koordinieren und leiten sowie Richtlinien und Konventionen über diese Silos hinweg durchsetzen.
Auf individueller Ebene hängt die Prozessverantwortung nicht nur vom organisatorischen Aufbau ab, sondern auch von einer genauen Definition der damit verbundenen Verantwortlichkeiten und der Fähigkeit, die Funktion mit einem klaren Mandat auszuführen. Außerdem ist eine starke Unterstützung und Steuerung durch das zentrale Process Operations Team sowie klar definierte Standards, Richtlinien und Konventionen ein kritischer Erfolgsfaktor.
5. Unterstützung durch die Unternehmensleitung einholen
Letztendlich ist eine klare Unterstützung durch das Managementteam von entscheidender Bedeutung, um das Prozesstransformationsprojekt zum Abschluss zu bringen. Der regelmäßige Austausch von Kontext und Wissen über das Projekt ist sehr wichtig. „Wir hatten die uneingeschränkte Rückdeckung von unserem Vorstand, als wir den Auftrag erhielten, SAP in ein prozessorientiertes Unternehmen umzuwandeln“, sagte Mark Nist über die eigene Transformation von SAP.
Aufbau von Kundenvertrauen durch Prozessexzellenz
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass alles, was ein Unternehmen tut, das Ergebnis aller seiner Geschäftsprozesse ist. Es klingt simpel, aber die meisten Unternehmen erkennen dies nicht. Angesichts der Tatsache, in der das Kundenerlebnis Grundvoraussetzung für kontinuierliches Wachstums ist, stellt die Nutzung von Prozesserkenntnissen zur Aufdeckung von Optimierungspotenzialen für optimale Entscheidungen und Erfahrungen ein wichtiger Erfolgsfaktor dar.
Die Prozesstransformation wiederum kann komplex und oft unübersichtlich werden. Mit einer Kombination aus Technologie und Erfolgsfaktoren, die den Menschen in den Mittelpunkt stellen, können Unternehmen Herausforderungen in Chancen verwandeln, um effizienter und effektiver zu arbeiten und zu handeln.
Erfahren Sie, wie die Wernsing Food Family Prozesse im Unternehmen durch die Verknüpfung von SAP S/4HANA und SAP-Signavio-Lösungen effizienter gestaltet.
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