Toutefois, les projets de transformation, comme la mise à niveau d'un ERP, ont généralement du mal à aboutir. Selon McKinsey, 70 % de ces projets sont voués à l'échec.
L'objectif de toute initiative de transformation des processus varie probablement d'une entreprise à l'autre. Néanmoins, il existe quelques critères communs permettant d'évaluer la réussite de l'initiative et qui aideront votre entreprise à exploiter tous les avantages de la gestion des processus et à générer une réelle valeur.
Forts de l'expérience de nos experts et des enseignements tirés de dizaines de projets de transformation des processus, nous présenterons dans cet article de blog nos cinq principaux facteurs de réussite :
- Qualité des données et adoption de la solution
- Formation et gestion efficace des changements
- Réalisation de valeur ajoutée et communication de la réussite
- Configuration organisationnelle et propriété des processus
- Mobilisation de la direction
1. Établir une base solide pour une initiative de transformation réussie
Pour commencer, une définition claire des exigences en matière de données, associée à l'implication précoce du personnel métier et du personnel informatique, devrait accélérer les choses. En ce qui concerne l'exécution du projet, commencer par un périmètre à la fois restreint et précis, au sein du processus ou de l'entreprise, permet d'obtenir un succès rapide. Par exemple, dans un processus de gestion de la facturation, l'accent peut être mis sur le sous-processus de création de factures. Il est tout aussi important d'impliquer les gens au bon moment, car il est indispensable que chacun d'entre eux partage une vision commune et soit aligné sur les objectifs du projet.
Un programme bien défini, qui permet de créer une source d'informations unique et cohérente pour documenter les processus, mobilise moins de ressources, accélère le temps d'adoption et maximise les avantages de la transformation.
2. Les collaborateurs au cœur de la transformation
Hormis tous les aspects techniques et méthodologiques, les facteurs de réussite les plus importants pour les initiatives de processus sont centrés sur l'humain. Votre entreprise dispose-t-elle des capacités, des compétences et des ressources nécessaires à la gestion des processus ? Les bonnes personnes, dotées d'un état d'esprit positif et d'une affinité pour la gestion du changement, doivent être au cœur de la transformation des processus.
Les collaborateurs doivent être activement impliqués dans toutes les activités d'amélioration des processus et invités à piloter le changement de manière proactive. En définitive, toute initiative de processus dépend également d'une interprétation commune des insights, basée sur la discussion. Sinon, vous vous retrouvez avec un énième projet informatique qui stagnera sans réaliser son véritable potentiel.
3. Une quête permanente de valeur ajoutée pour l'entreprise
D'après les résultats de l'enquête réalisée par le cabinet de conseil Deloitte sur le process mining, qui combine l'exploration de données, l'analytique et l'optimisation des processus, 84 % des participants ont répondu que le process mining apporte de la valeur ajoutée grâce à l'amélioration des processus, aux gains de transparence et à la réduction des coûts.
Et cela s'accompagne d'un écueil fréquent. La valeur ajoutée générée n'est pas régulièrement communiquée et exploitée au sein de l'entreprise. Par conséquent, pour éviter de perdre la dynamique et l'engagement des parties prenantes, il faut déployer des efforts continus en matière de création de valeur, combinés à une stratégie de communication puissante.
4. Surmonter les silos de processus et de responsabilités
« La gestion des processus de classe mondiale nécessite une collaboration transparente entre les silos fonctionnels », a déclaré Mark Nist, anciennement responsable des opérations de processus centraux chez SAP. Pour concrétiser efficacement la stratégie de transformation des processus, une équipe centrale des opérations des processus doit coordonner et diriger l'initiative des processus et appliquer les politiques et conventions à travers ces silos.
Au-delà de la pertinence de la configuration organisationnelle, au niveau individuel, l'appropriation des processus dépend fortement d'une définition précise des responsabilités liées et de la capacité à exécuter la fonction avec un mandat clair. De plus, cela requiert un soutien et une gouvernance solides de la part de l'équipe centrale des opérations des processus, ainsi que des normes, des directives et des conventions clairement définies comme facteur clé de réussite.
5. Obtenir l'adhésion de la direction
À terme, il est crucial d'obtenir une approbation claire de l'équipe de direction pour mener à bien le projet de transformation des processus. Le partage régulier du contexte et des connaissances sur le projet est fondamental. « Notre conseil d'administration nous a confié un mandat fort pour transformer SAP en une entreprise axée sur les processus », a déclaré Mark Nist à propos de la transformation de SAP.
Renforcez la confiance des clients grâce à l'excellence des processus
En résumé, une entreprise est la somme de tous ses processus. Cela semble simple et pourtant la plupart des entreprises n'en ont pas conscience. À une époque où l'expérience client est la pierre angulaire de la croissance continue, l'exploitation des insights sur les processus est un facteur clé de réussite pour découvrir le potentiel d'optimisation, prendre les bonnes décisions et offrir une meilleure expérience.
Quant à la transformation des processus, elle peut devenir complexe et souvent chaotique. Grâce à une combinaison de technologies et de facteurs de réussite centrés sur les personnes, les entreprises peuvent transformer les défis en opportunités pour fonctionner et s'engager plus efficacement.
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