Valider une demande de congés d’un employé à des dates spécifiques.

L’objectif du processus

Valider une demande de congés d’un employé à des dates spécifiques.

Le contexte

Les employés doivent soumettre leur demande de congés afin de permettre aux managers de s’assurer que tous les salariés ne partent pas en vacances au même moment. En général, les employés font une demande par e-mail à un coordinateur qui se charge ensuite de rentrer les données dans un tableur “demandes de congés”. Ce processus nécessite de nombreux échanges par e-mails et échoue lorsque le coordinateur part lui-même en congés.

Les demandes de congés sont des demandes basées sur un formulaire dont vous connaissez la structure à l’avance. Les employés les remplissent et attendent une approbation. La demande de congés d’un employé à des dates spécifiques est l’exemple typique d’une tâche qui nécessite la coordination de plusieurs personnes.

Ce processus est plutôt simple mais l’utilisation de tableur et les nombreux échanges par e-mails nous mènent à utiliser une solution comme le Signavio Workflow Accelerator. Comme énoncé précédemment, dès que le coordinateur part lui-même en vacances, les affaires se compliquent ! CCet exemple illustre l’utilité d’envoyer une notification à un groupe de personnes indiquant qu’une nouvelle tâche est non-assignée. Ainsi quelques personnes peuvent valider entre-elles la demande de congés.

Le déclencheur

Le formulaire – L’employé et ses dates demandées.

Les actions

Le processus consiste en une tâche utilisateur de prendre une décision. Suivant la décision prise (acceptation ou refus), le processus va continuer ou non.

Ajouter une date butoir et des rappels pour la personne en charge de la tâche peut aider à réduire la durée du cycle.

Les rôles

Le manager – approuver la demande.

Les champs

  • Les employés (Utilisateurs, obligatoire) – les employés font une demande. Cette information ajoutée aux autres champs devrait donner aux managers assez d’informations pour prendre une décision.
  • Date de début (Date) – date du début des vacances.
  • Date de fin (Date) – date de fin des vacances.

Les extensions

Vous pourriez étendre le processus avec des tâches supplémentaires du côté des employés afin d’obtenir des informations additionnelles ou un changement dans la requête initiale si le responsable rejetait la demande. Cela permet ainsi d’éviter la création de cas supplémentaires qui pourraient semer la pagaille dans la vue globale du cas.

Vous pouvez aussi étendre ce processus avec des tâches additionnelles pour supporter ce qui se passe quand l’employé part en vacances, comme par exemple nommer une personne pour reprendre son travail en son absence.

Les processus liés

“Valider un document” gère l’approbation d’un document plutôt qu’un formulaire.