1. La conséquence du développement ou comment tout a commencé

Dans le cadre de sa croissance continue, Taifun-Tofu a progressivement étendu son portfolio, s’est implantée à l’international et a recruté des employés. Avec ce développement significatif, les processus internes de l’entreprise sont devenus extrêmement complexes. Le résultat a engendré un manque de responsabilité, des erreurs dans les opérations ainsi que des conflits au sein des équipes.

Alors, comment Taifun-Tofu a pu continuer à se développer tout en préservant sa philosophie durable et écologique ?

2. Quand Taifun-Tofu rencontre le BPM

Valentin Jäger a développé une vision des processus orientée vers ces défis. Mais évidemment plus les processus devenaient compliqués, plus les idées des membres de l’équipe différaient et plus des conflits apparaissaient, c’était inévitable. Une initiative d’implantation de processus a été commandée pour nous sauver de la noyade.

“La modélisation des processus nous a offert l’opportunité de parler des mêmes choses et de mettre l’accent sur le fait que tout le monde est impliqué”, indique Valentin.

Depuis 2012, la solution BPM de Signavio, facile à prendre en main et collaborative, a offert l’opportunité à Taifun-Tofu de créer un langage commun des processus. Le Process Manager, qui fait partie de la Signavio Business Transformation Suite, a permis à Taifun-Tofu de construire les fondations d’une modélisation des processus à l’échelle de l’entreprise dès le commencement. La technologie a permis une modélisation facile grâce au langage BPMN 2.0. En plus de ses fonctions collaboratives, il est facile à prendre en mains pour les utilisateurs avec de faibles coûts de formation.

Le succès

Les processus de production, les réglementations, et le bonheur des employés sont les ingrédients de la recette du succès de Taifun-Tofu jusqu’à présent, incluant :

  • Les processus comme moyen de communication sont ancrés dans la culture de l’entreprise
  • Une croissance organique est basée sur un système de gestion intégré avec une gestion des processus holistiques
  • Une architecture des processus efficace : réduction du nombre de processus principaux de 80 a 21
  • Un développement des structures organisationnelles et des rôles des employés qui reposent sur les processus
  • Gestion intégrée des risques et conformité en ce qui concerne les lignes directrices et les certifications
  • Optimisation et automatisation des processus de production

Les employés de Taifun-Tofu sont enchantés aussi. Par exemple, Beate Thießen, Directrice des achats chez Taifun-Tofu, aime la pensée créative amenée par Signavio : “Signavio nous permet de penser visuellement. À travers les images, je peux voir l’ensemble des différents processus et ainsi les rendre plus clairs pour l’équipe”.

3. Des processus à la transformation : comment le BPM a changé Taifun-Tofu

Au début de l’initiative d’implantation des processus à Taifun-Tofu, la question s’est posée: Qui est responsable de tels et tels processus dans l’entreprise ? Pour simplifier, notre première étape a été d’analyser le paysage des processus avec une approche du sommet a la base.

Plus d’efficacité

Les personnes en charge des processus ont d’abord dû examiner les principaux processus et ensuite les différents rôles joués au sein de l’entreprise. Les résultats ont été enregistrés dans un profil de processus. Ainsi, le nombre de processus principaux est passé de 80 à 30. Au fil du temps, nous sommes même passés à 21. Au sein de l’entreprise, cela se traduit par une nette augmentation de l’efficacité.

Restructuration des équipes

En même temps, l’initiative d’implantation des processus a transformé la structure organisationnelle de Taifun-Tofu. Les cadres étaient moins concentrés sur leur zone de travail, et passaient plus de temps sur de grands processus transversaux. Cela a impliqué une refonte complète de la façon de penser de Taifun-Tofu. Les structures des équipes existantes ont été sondées et les niveaux de hiérarchie individuels ont disparu, incluant, par exemple, le rôle du chef de division. Ce changement à l’échelle de l’entreprise a également engendré une nouvelle approche du management.

“Dans notre cas de figure, la hiérarchie dérive des processus et non l’inverse. Le tableau organisationnel ne détermine pas les processus, ce sont plutôt les processus qui définissent le tableau organisationnel”, indique Valentin Jäger.

4. Les processus comme moyen de communication

L’approche basée sur les processus n’a pas seulement changé la structure de l’entreprise, mais a aussi changé la manière de coopérer au sein de Taifun-Tofu. Dès le début, Valentin et ses collègues ont attaché une grande importance à impliquer toutes les personnes dans la communication. Cela a été possible également grâce aux possibilités offertes par la solution logicielle de Signavio.

Comme Valentin l’explique, les processus en route ne sont pas seulement mesurés en termes d’efficacité et de rentabilité. Les employés sont tout aussi importants que le processus. En effet, ce dernier est seulement efficace si les employés se sentent à l’aise avec. En même temps, leur volonté de travailler à travers le design des processus a augmenté : “J’imagine un processus comme quelque chose qui grandit de manière organique. À travers la gestion des processus, je n’ai pas à approuver chaque détail mais je garde le contrôle. La gestion des processus est une approche organique qui ne fonctionne que quand tout le monde est impliqué”.

5. Équilibre retrouvé grâce à un système de gestion interne

La gestion des processus intégrée chez Taifun-Tofu fait maintenant partie de notre Internal Management System (IMS). Cela inclut différentes méthodes avec lesquelles Taifun Tofu s’assure de rester conforme avec différents besoins (qualité, santé et sécurité environnementale du métier, énergie). L’entreprise équilibre ses processus avec les exigences réglementaires et communicationnelles du marché et de ses employés :

Strategie

Les processus de Taifun-Tofu sont en adéquation avec la stratégie d’entreprise et les valeurs de cette dernière.

Risque et conformité

Taifun Tofu assure la conformité avec les règles de l’industrie agro-alimentaire. Cela inclut notamment l’analyse des risques et maîtrise des points critiques (HACCP) ainsi que des règlements sur l’hygiène et la sécurité au travail. La certification des standards spécifiques à l’industrie (ISO 9001, 14001) et l’implantation de futurs standards est aussi controlée par l’IMS.

Production

La gestion des processus holistes avec Signavio sert à automatiser, standardiser et développer constamment la production interne de processus. Cela rend également l’implantation de changements plus rapide, comme par exemple la mise en place de nouveaux labels et d’emballages.

Philosophie

À travers l’IMS, Taifun Tofu promeut l’équilibre entre les processus, les règles et les personnes, et crée les bases d’une croissance sur le long terme. L’utilisation durable des ressources limitées caractérise la gestion des processus de Taifun Tofu, ainsi que le produit qu’elle fournit.

“Je pense que le tofu est un superbe produit et peut être considéré comme une brique pour l’avenir de notre monde. Nous n’avons pas de seconde planète où nous pourrions vivre et cultiver des aliments. Mais on peut déjà cultiver du soja sur de petites superficies et ainsi produire une quantité relativement importante de tofu. Dans ce contexte, je pense que la gestion des processus est un excellent outil pour penser aux causes à effet. (Valentin Jäger)