Bénéfices et défis de la RPA

À l’heure actuelle, les avantages de la RPA (Robotic Process Automation) sont bien connus. L’automatisation des processus métier permet aux organisation de gagner du temps et de l’argent, de réduire la reprise d’une tâche déjà terminée, d’améliorer la précision et de libérer l’esprit des employés pour qu’ils se concentrent pleinement sur le développement de l’entreprise.

Beaucoup d’organisations ont cette vision en tête et fonce, tête baissée, vers cette terre promise, pensant tirer des bénéfices rapidement et ce, avec un minimum d’effort et sans perturbation dans leurs processus ou applications actuels. Cependant, elles vont vite réaliser que l’implantation d’une initiative RPA comprend bien plus de défis que prévu !

Le point de vue d’un consultant

Jayesh Samant, consultant chez Signavio, fait face régulièrement à ce cas de figure lorsque les organisations cherchent à tirer profit des avantages de la RPA. À ce propos, Jayesh indique : “les organisations sous-estiment constamment les pré-requis nécessaires d’une initiative RPA avec le projet “Proof of Concept” qui prend plus de temps que prévu. Cela s’est confirmé par un récent sondage réalisé par PriceWaterhouseCooppers”.

Jayesh propose une alternative à cette implantation trop précipitée : vous concentrer sur les processus ! “Par ce fort attrait généré autour de la RPA, il y a une forte tendance à oublier le P dans RPA, pourtant le processus reste primordial. Tandis que les outils de RPA offrent de nouvelles possibilités d’améliorer les performances des processus, ces outils devraient être couplés à des initiatives existantes d’amélioration de processus afin de garantir ses promesses”.

“Avec cet objectif de réaliser une implantation rapidement, les processus sous-optimaux sont trop souvent automatisés sans aucun changement. Ainsi, la logique décisionnelle au sein des processus qui a été construite au fil des années, est automatisée sans se poser la question de son ancienneté et si elle est encore actuelle. Avec cette approche, les organisations finissent par automatiser les mauvais processus et les mauvaises décisions, avec des résultats sous-optimaux”, indique Jayesh.

5 étapes pour une initiative de RPA à l’échelle de l’entreprise

Pour illustrer ses propos, Jayesh a accepté de nous dévoiler à quoi ressemble une implantation de RPA réussie. Il nous confie : “d’après mes expériences, les organisations qui réussissent leur implantation de solution RPA suivent 5 étapes essentielles”.

“Tout d’abord, une évaluation globale est menée. On se base ici sur les données facilement accessibles comme la volumétrie et les données clé des processus (le nombre de fois qu’un processus est exécuté par an, ou le nombre d’ETP impliqué sur le processus) ; le tout afin de prioriser les processus pour la découverte et les détails de l’évaluation. Pour cette étape, il est essentiel de s’assurer que votre organisation a correctement nommé ses processus afin d’éviter les erreurs classiques qui pourraient en découler”.

“Lors de la deuxième étape, les processus métier priorisés sont évalués avec plus de rigueur. Le flux du processus et ses différentes variantes peuvent être mis en avant manuellement ou via une solution de processus mining, ensuite les points de décision au sein du processus sont identifiés et la logique décisionnelle est modélisée. En vous basant sur la volumétrie, les coûts, le temps et les ressources utilisées, vous pourrez facilement définir quels processus sont les bons candidats pour l’automatisation robotisée”.

“Arrive maintenant la refonte du processus. Ici, on redéfinit les processus pour optimiser leurs performances. On évalue les différentes variantes des processus pour identifier les possibilités de standardisation ; la logique décisionnelle en place est analysée et mise en perspective pour voir si des changements sont requis”, indique Jayesh.

Il est important de noter que l’ensemble d’un processus peut rarement être “RPA-isé”. Les parties du processus qui peuvent être automatisées sont identifiées, mais pour les parties restantes du processus une évaluation doit être réalisée afin de voir si la mise en oeuvre d’un workflow global pour le processus serait bénéfique. La re-conception des processus peut être simulée en utilisant les données volumétriques afin de définir le retour sur investissement global de l’automatisation du processus. Les processus qui répondent à une évaluation interne spécifiée peuvent ensuite être choisis pour l’automatisation réelle.

Jayesh poursuit : “L’automatisation de processus est la quatrième étape. Le processus corrigé est ici implanté en paramétrant et en testant le workflow et les robots. Le processus testé est ensuite déployé au sein de l’organisation”.

“Nous arrivons maintenant à l’analyse post-implantation. C’est la cinquième et dernière étape, l’une des plus importantes. Ici on surveille les comportements du processus corrigé afin d’identifier les problèmes potentiels et les résoudre, on mesure également les bénéfices réalisés. En fonction des volumes de processus, je recommande entre deux à quatre semaines d’analyse post-implantation”.

Le mot de la fin

Jayesh conclut : “En suivant ces étapes, l’implantation RPA offre une excellente opportunité pour l’organisation de découvrir, d’analyser et de corriger un processus, avant une implantation de robots automatisés sur les parties appropriées du processus. Mon mot d’ordre : “améliorez d’abord, automatisez ensuite”.

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