Le défi d’IWB

La prise de conscience environnementale, le changement climatique et l’attrait des énergies renouvelables mettent le secteur des services énergétiques à rude épreuve. Les fournisseurs du monde entier sont confrontés au défi de concevoir des processus agiles et de mettre leurs innovations sur le marché le plus rapidement possible afin de satisfaire les clients et de maintenir leur avantage concurrentiel. En somme les exigences réglementaires et les nouvelles lignes directrices remettent en question les processus de l’industrie. Les innombrables documents papier, les logiciels obsolètes ou encore la documentation de processus opaque prouvent clairement que la plupart des fournisseurs de services énergétiques ne sont pas encore à la hauteur de ces exigences.

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La solution

IWB, une institution publique employant environ 900 personnes dans les secteurs de l’énergie, de l’eau et des télécommunications, relève avec Signavio les défis imposés par la digitalisation et la libéralisation prévue du marché de l’électricité. L’objectif pour l’organisation suisse était de se concentrer davantage sur les besoins des clients et de poursuivre l’expansion de son offre de services en plus de l’approvisionnement traditionnel d’énergie.

Pour mettre en œuvre ce plan, il fallait des processus efficaces et qui soient tournés vers le client, une collaboration interne renforcée ainsi qu’une simplification des procédures internes. La Signavio Business Transformation Suite a soutenu IWB dans toutes les phases cruciales de la gestion des processus et a ainsi ouvert la voie au changement à l’échelle de l’entreprise.

Une bonne gestion des processus est nécessaire pour réussir sa transformation digitale. Signavio nous a beaucoup soutenu dans l’optimisation de nos processus et ça se ressent dans la satisfaction de nos clients.
Stefanie Rütten, Senior Business Process Manager Process and Quality Management, IWB

Vers une organisation moderne

Comme la plupart des organisations, IWB est soumise à des exigences réglementaires. Des processus documentés étaient disponibles depuis des années. Cependant, les enregistrements originaux sous forme de texte ou utilisant Microsoft Visio® n’étaient pas adaptés à une communication transparente à l’échelle de l’organisation. Avec Signavio, IWB a développé sa vision de la gestion des processus. L’accent n’était plus mis sur la simple documentation, mais plutôt sur l’excellence opérationnelle en tant qu’objectif premier de l’initiative.

Une initiative de changement ne peut réussir que si elle est soutenue par l’ensemble des employés. IWB s’est alors appuyée sur une base de connaissances centrale des processus. Les employés devaient être en mesure de pouvoir partager les processus et les concevoir ensemble. Au cours de son initiative de transformation, le fournisseur suisse de services énergétiques a réussi à établir une culture de processus qui est soutenue par tous.

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Réagir aux changements à un stade précoce

Chez IWB, la gestion des processus n’est pas un projet isolé mais une initiative globale et durable. Par conséquent, il n’y a pas seulement une unité centrale de gestion des processus, mais aussi une gestion décentralisée des processus dans chaque département. Cela signifie concrètement que chaque département dispose d’un analyste de processus. Celui-ci est non seulement responsable de l’enregistrement initial des processus, mais s’occupe également des ajustements en cas de changement dans le processus. Le contrôle de la qualité finale et la validation sont ensuite effectués par les gestionnaires de processus qui sont également responsables de la gestion du workflow. En tant que logiciel basé sur le cloud, Signavio facilite l’enregistrement, le partage et l’automatisation des processus dans toute l’équipe d’IWB.

IWB et la Velocity Edition

L’objectif d’IWB était d’utiliser la Signavio Business Transformation Suite : Velocity Edition non seulement pour documenter les processus pertinents, mais aussi pour les automatiser en partie. Aujourd’hui, cela favorise l’interaction entre les différents services et permet de réduire les coûts de processus. En utilisant le Signavio Workflow Accelerator, IWB a également réduit le nombre d’étapes dans ses processus. Le logiciel remplace les notifications manuelles par des listes de tâches automatisées et fournit un accès permanent à l’état d’avancement de chaque dossier. Cette digitalisation et cette automatisation complètes se répercutent positivement sur la satisfaction client.

Un approvisionnement en énergie efficace avec Signavio

Lors de la construction d’une nouvelle maison, un approvisionnement en énergie et en eau est nécessaire. Cela peut sembler simple mais il s’agit d’un processus complexe qui s’étend à l’ensemble de l’organisation : des ventes au marketing en passant la comptabilité. Grâce à l’optimisation des processus opérée dans Signavio, le temps de traitement et les coûts ont été considérablement améliorés.

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