Le guide pour une implémentation RPA efficace

Lancer une initiative RPA (Robotic Process Automation) dans son entreprise comporte une multitude d'avantages . Mais avant de pouvoir profiter de tous ces bénéfices, il est important de faire le point sur ses processus métier et de bien préparer le terrain pour une implémentation RPA efficace. Suivez le guide.

RPA : la définition

Au niveau le plus élémentaire, la RPA (Robotic Process Automation) n’est autre que l’utilisation d’un logiciel pour effectuer une tâche définie. La technologie d’automatisation de processus repose sur ces robots logiciels (ou bots) qui copient ce que les utilisateurs humains feraient s’ils leur était demandé d’accomplir la même tâche, et ensuite reproduisent ce processus. Pour acquérir les connaissances nécessaires à l’exécution du processus, les bots RPA peuvent être configurés pour enregistrer ce qu’un utilisateur humain fait, puis utiliser ensuite ces informations pour établir un ensemble d’actions répétables pour une utilisation future.

Une fois que le robot est activé, il peut être déclenché manuellement ou configuré pour répondre à des déclencheurs en arrière plan de l’infrastructure IT d’une organisation, par exemple si un e-mail avec un objet spécifique est reçu. Une fois le déclencheur reçu par le robot, il effectue les actions programmées en amont.

Certains processus métier sont évidemment plus aptes à être automatisés que d’autres. Pour déterminer avec certitude lesquels sont les parfaits candidats et offrent un bon retour sur investissement, une liste de caractéristiques peut être établie pour faciliter le travail.

Les processus considérés pour une initiative RPA devraient comporter des tâches :

  • Répétitives et routinières
  • Sensibles à l’erreur humaine
  • Dépendantes de règles précises
  • Intégrants des données digitales
  • À grand volume et haute priorité
  • Normalisées et à maturité
  • Comprenants un contrôle limité dans le processus décisionnel

En d’autres termes, si le processus métier nécessite une intervention humaine importante, doit être géré avec des sources de données non-digitales, est nouveau ou déclenché rarement, ou doit fournir des résultats qui dépendent de circonstances spécifiques, alors il n’est pas à considérer pour l’automatisation. En revanche, les processus métier qui sont répétitifs, qui prennent du temps, que vos équipes trouvent difficiles ou ennuyants à traiter, sont de parfaits candidats pour un projet RPA. Cela peut vous permettre de réaliser d’importantes économies et bien d’autres avantages….

Les avantages d’une implémentation RPA efficace

L’un des principaux objectifs d’une implémentation RPA efficace pour votre organisation est d’obtenir une bonne coopération entre les humains et les robots. Laissez les processus métier basés sur des règles aux robots et offrez à vos employés les tâches qui nécessitent critique ou prise de décision. En d’autres mots, tout ce que les humains font mieux que les robots. Vous allez ainsi débloquer un large éventail d’avantages. Parmi eux :

    • Une efficacité boostée
    • Une réduction des coûts
    • Des tâches répétitives effectuées plus rapidement et avec moins d’erreurs
    • Une conformité réglementaire améliorée grâce à la surveillance et à la documentation des activités répétées
    • Les employés sont libérés des tâches pénibles et subalternes, et se concentrent plutôt sur des tâches de plus grande valeur qui peuvent contribuer à la croissance de votre entreprise
    • Une culture d’entreprise renforcée. Les implémentations RPA efficaces rendent les employés plus ouverts à la transformation digitale à d’autres niveaux de l’organisation
    • Maintien de la connaissance et de la mémoire de l’entreprise sans avoir besoin de faire appel à des employés particuliers
    • Amélioration du service client grâce à la réduction d’erreurs. L’expérience client est ainsi améliorée, les relations avec les clients sont meilleures et les taux de rétention s’améliorent
    • Réduction de la dépendance à l’égard des employés délocalisés ou contractuels
    • Une meilleure compréhension, et donc un meilleur contrôle, de la façon dont le travail est réellement effectué dans votre entreprise

Les défis d’une implémentation RPA

Installer dans une organisation de nouveaux logiciels ou de nouvelles technologies comporte toujours des risques qu’il est nécessaire de prendre en compte. Concernant la RPA, ces risques ne sont pas liés à l’automatisation du processus métier en lui-même mais à la décision autour de l’objectif de l’automatisation et la recherche de quels processus métier au sein d’une organisation peuvent être automatisés. Retrouvez ci-dessous trois pièges les plus courants auxquels les organisations sont confrontées lorsqu’elles déploient leurs outils RPA et automatisent leurs processus.

1. Un mauvais choix de projet pilote

Les projets pilotes permettent de prouver la viabilité et les avantages de l’automatisation de façon contrôlée et à petite échelle. Cependant, l’enthousiasme général d’automatiser le plus possible et le plus rapidement possible contraint parfois la direction à mettre en œuvre des projets pilotes RPA reposants sur des processus lourds et complexes, qui ne conviennent souvent pas à la PoC d’un projet RPA. Le bon projet pilote évitera alors les tâches trop importantes et essentielles en faveur plutôt de tâches moins importantes pour l’organisation mais créant de la frustration chez l’utilisateur. Ainsi, si la RPA réduit la frustration chez les utilisateurs, vos équipes seront alors plus favorables pour soutenir de nouvelles initiatives RPA dans votre organisation.

(De manière générale, les projets pilotes fonctionnent mieux quand ils se limitent à des zones spécifiques au sein de votre organisation. L’application de robots à des cas de saisie de données ou de traitement de l’information à grand volume liés aux activités de back-office est un bon point de départ. Les tâches opérées par les Ressources Humaines comme l’onboarding et l’offboarding présentent également un bon terrain pour lancer une initiative RPA).

2. Un manque d’engouement de votre équipe

L’implémentation d’une initiative RPA (Robotic Process Automation) est un réel exercice de gestion du changement au sein de votre organisation puisque les robots peuvent être perçus comme des rivaux récupérants des tâches effectuées jusqu’à présent par vos équipes. C’est pourquoi les employés doivent être clairement informés de ce que la RPA représente pour eux, leur travail quotidien et celui de leurs collègues. Mettre en place différents canaux de communication au sein desquels vos équipes peuvent apprendre ce qu’une initiative RPA implique et faire des retours est essentiel pour éviter l’échec de vos efforts d’automatisation. Des équipes bien informées et qui ont bien compris les rouages et avantages de la RPA vont propulser votre initiative et vont être un vrai soutien pour vos futures opportunités d’automatisation.

3. Reléguer le suivi au second plan

Le retour sur investissement de la mise en place d’un nouveau logiciel, d’une nouvelle technologie ou d’une nouvelle initiative peut seulement être prouvé avec un suivi et un relevé de résultats réguliers. Il est donc essentiel de surveiller les résultats apportés par votre solution RPA par rapport aux résultats que vous attendez pour vous assurer de la bonne optimisation des ressources. Afin de déterminer l’efficacité de vos efforts d’automatisation, vous allez certainement devoir vous poser certaines questions comme, par exemple :

  • Est-ce que la productivité est vraiment améliorée ou la RPA déplace simplement le travail d’un bureau à un autre ?
  • Est-ce que des économies ont été réalisées depuis ?
  • Est-ce que vous avez eu à régler plus précisément ou à changer la manière dont les robots sont utilisés ?
  • Y a-t-il des répercussions inattendues qui impactent d’autres processus ?

Pour un succès sur le long terme, les robots ont besoin d’être surveillés pour vous assurer qu’ils fonctionnent comme prévu et qu’ils suivent les règles qui ont été définies. Ceci étant dit, un robot n’a pas la possibilité d’analyser et d’extrapoler les données de ses propres performances. Il ne peut pas vous informer si l’un de vos processus ne fonctionne pas comme vous l’entendez. Il ne peut pas non plus vous faire des suggestions d’amélioration. Pour cela, vous avez besoin d’un outil vous permettant d’effectuer un suivi et l’analyse des processus, vous donnant accès aux données sur la façon dont votre initiative RPA fonctionne en temps réel et étant accessible à tous et facile d’utilisation. C’est ici que la Signavio Business Transformation Suite fait son entrée.

La gestion des processus métier comme fondation essentielle d’une initiative RPA efficace

Le logiciel d’automatisation fait ce qu’on lui dit, et donc par définition, tout outil d’automatisation de processus doit être programmé au préalable avant d’être efficace. Penser en détail à quels processus vous souhaitez automatiser, les revoir de bout en bout et les optimiser dans un premier temps est la clé pour vous éviter des problèmes coûteux et frustrants en bout de ligne. Après tout, si vous lancez une automatisation de processus sans optimisation préalable, vous allez simplement utiliser vos robots pour automatiser des tâches obsolètes plus rapidement.

Beaucoup d’entreprises tombent dans le piège de traiter la RPA comme un outil qu’on attache simplement à sa flotte de systèmes et de processus existants dans le simple but d’améliorer leur efficacité à court terme. C’est une vision trop étroite de ce qu’une automatisation efficace peut engendrer. Suivre la voie la plus rapide et la plus facile pour la mise en œuvre, même en ayant le meilleur logiciel RPA au monde, est une tactique qui ne va pas générer de réelles améliorations sur le long terme dans votre organisation. La clé pour un succès durable est d’adopter une vision stratégique de la RPA au niveau de l’entreprise. Cela signifie de prendre le temps de bien comprendre le fonctionnement des processus de votre organisation, pour ensuite utiliser ces informations pour cibler efficacement votre initiative RPA.

Lancez votre initiative RPA à grande échelle avec Signavio

Les organisations qui s’imposent aujourd’hui sur un marché plus que compétitif sont les organisations qui pensent stratégiquement à l’impact que les processus ont sur leur business. La Signavio Business Transformation Suite vous offre la technologie dont vous avez besoin pour mettre de l’ordre dans votre paysage de processus avant que vous ne décidiez quel logiciel RPA vous allez déployer pour automatiser vos processus. La Suite offre un large éventail de composants puissants qui servent de fondations pour une initiative RPA efficace à l’échelle de l’entreprise, sans parler d’autres formes de transformations digitales également.

Tout en vous offrant l’opportunité de continuer à optimiser vos processus organisationnels, Signavio vous permet de poser des bases solides pour lancer des initiatives RPA efficaces avec son partenaire Blue Prism. En tant que partenaire affilié au Technology Alliance Program (TAP) de Blue Prism, Signavio peut aider les organisations à tirer profit des avantages de la RPA avec un minimum d’efforts et de perturbations dans leur transformation organisationnelle.

De l’analyse des processus à l’optimisation et à la surveillance, la Signavio Business Transformation Suite aide les organisation à profiter pleinement des avantages du BPM pour prendre une longueur d’avance et s’assurer d’un avantage compétitif, à développer leur efficacité opérationnelle, à automatiser leurs processus et à booster la productivité des employés. Voyez Signavio comme le “P” de RPA, car sans processus, il ne s’agit que d’une simple automatisation !

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