Get a customer invoice paid and closed by notifying the customer and checking for payment.

L’objectif du processus

Recevoir le paiement d’une facture client et fermer le cas.

Le contexte

Dans toutes les entreprises, l’exemple de processus essentiel le plus évident consiste à se faire payer par ses clients. Cela commence en envoyant les factures mais inclut également le suivi des factures impayés. Les entreprises doivent garder le fil parce que les clients ont tendance à ne pas payer en temps et en heure.

Le déclencheur

Formulaire – une facture téléchargée à partir d’un processus séparé et les coordonnés du client.

Les actions

Ce processus utilise une tâche utilisateur pour saisir les informations clés d’une facture, que le Signavio Workflow Accelerator envoie ensuite par e-mail. Une autre tâche vérifie les paiements avec une date butoir qui se base sur les conditions de paiement des factures établies.

Pour réduire le nombre de factures impayées dû aux erreurs, ce processus commence avec la tâche “vérifier les facture”. La personne assignée vérifie les informations sur la facture, peut-être notamment en la comparant au bon de commande, et ensuite remplace (sous réserve de modifications) la facture avec une version corrigée.

La tâche “envoyer une facture” envoie automatiquement la facture par e-mail au client, et une tâche “vérifier le paiement” nécessite la vérification de l’administrateur financier pour vérifier le paiement du client. Si le client n’a pas payé sa facture selon les conditions définies par l’entreprise, alors le Signavio Workflow Manager envoie automatiquement un rappel par e-mail suivit d’une tâche utilisateur qui utilise des rappels quotidiens pour poursuivre le processus.

Les rôles

L’administrateur financier – responsable de gérer les factures au sein du service financier d’une entreprise.

Les champs

  • La facture (fichier obligatoire) – produit par un processus différent, généralement un document au format PDF.
  • L’e-mail client (adresse e-mail) – pour les notifications.

Les extensions

Vous pourriez rajouter un rappel par email au processus afin d’indiquer au client de payer avant la date limite.