Compléter une commande client, par exemple en envoyant un produit ou en émettant une facture.

L’objectif du processus

Compléter une commande client, par exemple en envoyant un produit ou en émettant une facture.

Le contexte

Le cœur d’activité de nombreuses entreprises est de vendre des produits ou services à des clients et à leur offrir ce pour quoi ils ont payé. Les processus de haut niveau d’entreprises ont beaucoup en commun, ce qui permet de créer une base pour les processus de commande d’achat. Cela dit, des variations entre ces entreprises, et leurs clients et produits, a pour résultat des implantations différentes.

Le déclencheur

Formulaire – fournit le bon de commande.

Les actions

Dans ce processus, un formulaire de commande d’achat entrant déclenche essentiellement deux tâches : exécuter la commande et émettre la facture.

Pour éviter une exception lorsque l’entreprise ne peut pas exécuter la commande d’achat en raison d’un manque de stock, le workflow commence par un tâche de vérification et une tâche d’attente. Cette tâche d’attente de réapprovisionnement de stock utilise des rappels pour faire penser à l’utilisateur de vérifier chaque jour jusqu’à ce que le stock soit disponible, après quoi la société peut accepter la commande.

Le formulaire déclencheur saisit l’adresse e-mail du client de sorte que le rejet de la facture avec une raison de rejet puisse déclencher la tâche “envoyer un e-mail” pour envoyer une notification.

Les rôles

  • Le gestionnaire d’entrepôt – une personne qui travaille dans l’entrepôt et est en charge d’envoyer les commandes des clients.
  • L’administrateur financier – un membre de l’équipe finance qui établit les factures.

Les champs

  • Le bon de commande (fichier requis) – les détails de la commande, y compris les lignes de commande. Les formulaires du Signavio Workflow Accelerator ne supportent pas les données tabulaires, du coup vous ne pouvez pas entrer les lignes de commande normalement.
  • La référence du bon de commande (texte requis) – la référence du bon de commande, extraite du bon de commande, pour identifier le cas dans le Signavio Workflow Accelerator.
  • L’e-mail client (adresse e-mail requise) – utilisé pour envoyer des notifications.

Les extensions

Pour élargir ce processus simple, vous pouvez :

  • inclure l’ensemble du processus de facturation client, en remplacement de la tâche de facturation finale, pour en faire un processus “order-to-cash”.
  • Remplacer la tâche “attendre stock disponible” avec une version automatique qui précède la tâche “vérifier le bon de commande” ainsi la commande aura seulement une vérification manuelle une fois que le stock sera de nouveau disponible.
  • réaliser les tâches “accomplir la commande” et “émettre la facture” en parallèle, cela dépend de comment les personnes gèrent les exceptions dans “remplir la commande”.
  • remplacer le formulaire de commande à télécharger avec des champs séparés, en utilisant une liste de valeurs de texte pour les lignes de commande, avec chaque ligne de commande – code produit, description et quantité – dans une valeur de texte.