Approuver un document soumis, après d’éventuelles révisions.

L’objectif du processus

Approuver un document soumis, après d’éventuelles révisions.

Le contexte

Les employés doivent soumettre des documents tels que des formulaires de notes de frais pour que leurs responsables les valident. Mais si tout le monde envoie ces documents par e-mails, les managers peuvent rapidement perdre le fil. Les employés soumettent généralement un formulaire de dépense dans un fichier tableur qui liste les dépenses.

Les employés préparent également des propositions et des rapports qui nécessitent une approbation de leur n+1 avant que l’auteur puisse les distribuer ou les envoyer. Les employées ont souvent des problèmes à rester à jour avec toutes les versions du document tout au long du processus.

Vous pouvez traiter les formulaires de dépense comme un exemple spécifique de documents de processus. Les processus métier utilisent régulièrement des documents pour définir la pierre angulaire du processus. Les managers utilisent régulièrement un processus d’approbation de document pour vérifier que quelqu’un a bien complété ses tâches, généralement en échangeant des e-mails avec l’auteur du document. Utilisez le processus “valider le document” quand vous devez gérer un nombre important d’approbations ou quand vous avez besoin de tracker chaque approbation (où et quand).

Le déclencheur

Le formulaire – le document téléchargé et son auteur.

Les actions

Le processus repose sur une tâche de vérification de document ce qui implique d’Approuver ou de Rejeter le document. Rejeter le document créé une tâche d’actualisation du document afin de proposer une mise à jour du document et ainsi fournir un nouveau brouillon avant de recommencer.

Ajouter une date butoir et des rappels pour la personne en charge de la tâche peut aider à réduire la durée du cycle. En ajoutant un n+1 à la tâche de vérification du document aide à réduire les délais si le reviewer ne peut pas compléter la tâche.

Les roles

Les deux tâches correspondent à deux rôles de processus.

  • Le reviewer (optionnel) -prend la décision d’approuver ou non : souvent un manager ou un responsable.
  • Author – prépare le document. Si le formulaire déclencheur assigne le rôle, alors le Signavio Workflow Accelerator va automatiquement assigner la tâche d’actualiser le document à l’auteur et va envoyer une notification.

Les champs

  • Le document (fichier obligatoire) – le document à réviser. L’auteur télécharge la première version dans le formulaire déclencheur, suivie par une nouvelle version à chaque fois que le Signavio Workflow Accelerator crée une nouvelle tâche d’actualisation du document.
  • L’auteur (utilisateur obligatoire) – utilisé pour assigner le rôle et informer l’auteur.

Les extensions

Les lecteurs du document pourraient trouver cela utile d’avoir accès au document en dehors du Signavio Workflow Accelerator. L’organisation pourrait également avoir besoin d’une sauvegarde. Vous pouvez ajouter une tâche d’intégration au processus après la décision d’approuver le document afin d’archiver ou d’envoyer par e-mail le document.

Pour archiver le document approuvé, ajouter une tâche Google Drive. Cela sauvegarde une copie du document pour que les personnes puissent le lire mais ils ont encore besoin de recevoir une notification indiquant que la version approuvée existe.

Une tâche e-mail notifie l’auteur et les autres responsables que le document a été approuvé. Le modèle d’e-mail peut inclure les commentaires du reviewer et joindre le document. L’organisation peut aussi trouver utile de diffuser le document en copiant l’e-mail et en le diffusant à une liste définie.

Les processus liés

“Valider une demande de congés” gère l’approbation d’un document plutôt que d’un formulaire.