Durch den Verzicht auf Papier können Unternehmen die Kosten in ihren Arbeits­prozessen auf Dauer reduzieren. Viele Büros kommen jedoch trotzdem nicht ohne Papier aus – das papierlose Arbeiten ist eher ein Wunsch­gedanke. Büro­angestellte verwenden Papier für Formulare, Anträge, Genehmigungen und Arbeits­beschreibungen als Bestandteil ihrer Arbeits­prozesse und heften sie dann ab, um die Aufzeichnungen zu behalten.

Moderne Arbeitsprozesse ganz ohne Papier-Formulare

Gedruckte Dokumente können es einfacher machen, Prozessen zu folgen und sie zu verstehen, aber die Nachteile überwiegen dennoch:

  • Gedruckte Dokumente sind manchmal schwer zu finden und einfach zu verlieren.
  • Es kann viel Zeit kosten, die Papiere an die richtige Person weiterzuleiten.
  • Bei vielen Mitarbeitern wird die Verteilung der gedruckten Dokumente zunehmend schwieriger.

Die Verwendung einer Workflow-Management-Plattform kann den Papier­verbrauch eines Unternehmens reduzieren und unterstützt die Digitalisierung der Dokumente. Eine Workflow-Management-Plattform lässt den Benutzern die Wahl, welche Informationen ihre Workflows enthalten sollen und das, ohne vorher ein zeit­aufwendiges IT-Projekt oder Vorlauf­kosten investieren zu müssen. Außerdem gibt es zu jeder Zeit die Möglichkeit, das System flexibel zu verändern.

Vorteile der Digitalisierung von Formularen

Die Digitalisierung von Formularen bietet verschiedene Vorteile:

  • Digitale Formulare vermeiden Fehler und zusätzliche Arbeit durch unleserliche oder fehlende Papierformulare.
  • Online-Formulare ermöglichen eine einfache Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern an verschiedenen Standorten.
  • Eine Web-basierte Sichtbarkeit der laufenden Arbeiten und der jeweils dazugehörigen Informationen macht es einfacher, die gesuchten Angaben über die jeweiligen Arbeits­schritte zu finden.
  • Die Reduzierung des Papier­verbrauchs spart Kosten für die Beschaffung, die Lagerung und die Wartung von Druckern.

Die Digitalisierung von Dokumenten sorgt für einen Zeit­gewinn, niedrigere Kosten und eine schnellere Fehler­analyse. All das wirkt sich positiv auf Ihre Arbeits­leistung und Ihren Kunden­service aus. Vermeiden Sie zu viele Papierdokumente in Ihren Arbeits­abläufen und machen Sie dadurch Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung effizienter.

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