Vom exzellenten Prozess zum Software-Roboter: Warum es auf das „P“ in RPA ankommt

Robotic Process Automation (RPA) ist ein Trendthema, das Unternehmen viele Vorteile verspricht: Das Team erhält weniger repetitive Aufgaben, reduziert die eigene Fehleranfälligkeit und spart wertvolle Ressourcen. Doch dies hat natürlich einen Preis: Unternehmen aller Branchen laufen Gefahr, sich zu schnell in eine RPA-Initiative zu stürzen. Denn häufig wird Robotic Process Automation vorschnell eingesetzt: Nicht alle Prozessverantwortlichen sind sich wirklich über das Problem bewusst, das sie mit Software-Robotern lösen möchten.

Eine wirklich erfolgreiche RPA-Initiative erfordert ein tiefgehendes Verständnis des eigenen Unternehmensumfelds: Wie agiert meine Organisation im Unternehmensalltag und welche Herausforderungen gilt es zu meistern? Ohne effektive und transparente Prozesse laufen Organisationen schließlich Gefahr, veraltete oder ineffektive Methoden anzuwenden – und diese mit den neuen Möglichkeiten von Robotic Process Automation lediglich schneller durchzuführen.

Das bedeutet: Der erste Schritt hin zu einer erfolgreichen RPA-Initiative hat gar nichts mit Software-Robotern oder sogar mit Automatisierung zu tun. Stattdessen geht es um das „P“ in RPA: Erst wenn Sie Ihre Kernprozesse optimiert haben und so verändert haben, dass sie nahtlos ineinandergreifen, können Sie Ihr Team um digitale Kollegen erweitern.

R wie Roboter: So bauen Sie ein digitales Team auf

Denken wir kurz an den Recruitingprozess für Ihre „echten“ Mitarbeiter/innen: Sie haben sie eingestellt, da sie gewisse Fähigkeiten mitbringen, die sie dazu befähigen, eine bestimmte Rolle auszufüllen und die entsprechenden Aufgaben zu lösen. Das ist bei Robotic Process Automation nicht anders: In erster Linie definieren Sie Erfolgsparameter, um zu messen, warum und wie Ihr Unternehmen am meisten von einer neuen Rolle profitiert.

Eine Technologie für Robotic Process Automation führt zu unterschiedlichen Fragen:

  • Welche Aufgaben soll eine RPA-Lösung übernehmen? Wie könnte eine Stellenbeschreibung für diese neuen Rollen lauten? Welche sollten zuerst besetzt werden?
  • Wie arbeiten Sie das digitale Team ein? Wie gehen Sie sicher, dass alle gut zusammenarbeiten – ob mit anderen Software-Robotern oder mit echten Menschen?
  • Auf welche Ziele arbeiten Sie mit Ihrer Prozessinitative hin und welche Erfolgskennzahlen sollen erhoben werden?
  • Wie überwachen Sie die Arbeit von Software-Robotern und wie stellen Sie sicher, dass sie sich jederzeit richtig verhalten?
  • Was passiert nach der RPA-Implementierung? Müssen einzelne Roboter neu programmiert werden, wenn sich IT-Systeme verändern oder wenn neue regulatorische Anforderungen umgesetzt werden?

Das Ziel, ein erfolgreiches und effizientes digitales Team mit RPA aufzubauen und zu steuern, unterstützt die Signavio Business Transformation Suite – ein umfassendes und vielseitig einsetzbares Management-System.

Der nächste Schritt: RPA unternehmensweit einsetzen

Selbst mit einem klar definierten Ziel werden viele RPA-Initiativen eher projektorientiert als unternehmensweit eingesetzt. Wie Dr. Gero Decker in seinem BPM-Trendartikel 2019 beobachtet, stellen sich Unternehmensverantwortliche vor allem eine Frage: „Wie skalieren wir RPA?“

Die Antwort auf diese Frage fällt natürlich sehr umfangreich aus, doch sie lässt sich auf eine Kernidee herunterbrechen: Konzentrieren Sie sich nicht auf die schnelle Umsetzung, sondern definieren Sie von Anfang an, in welchem Rahmen Sie RPA idealerweise einsetzen, um Ihren Betriebsalltag zu erleichtern. Oft lohnen sich in diesem Kontext auch interne oder externe Partnerschaften, um den Weg zu Ihrer unternehmensweiten RPA-Initiative zu ebnen.

Dies ist natürlich leichter gesagt als getan. Hier kommt Signavio ins Spiel: Wir helfen Unternehmen dabei, ein digitales Team an Software-Robotern aufzubauen und zu steuern. Jede Organisation verfügt schließlich über eine Personalabteilung für ihre Mitarbeiter, was spricht also gegen HR für Software-Roboter?

Wie geht es weiter?

Signavio hilft Organisationen dabei, zu verstehen, in welchem Kontext sie Software-Roboter am besten einsetzen und wie sie dabei mögliche Kosteneinsparungen und neue Methoden der Erfolgsmessung erschließen. Mit anderen Worten: So wird es leichter, eine effiziente und effektive prozessgetriebene Arbeitsumgebung für Ihre Belegschaft zu gestalten. Wir empfehlen, unsere Management-Lösung 30 Tage lang kostenfrei zu testen.

Aus dem Englischen übersetzt

Veröffentlicht am: 14. Februar 2019 - Letzte Änderung am: 14. Februar 2019