Wann ist ein Modell ein gutes Modell?
Ein erstes Prozessmodell ist schnell erstellt. Ein paar Kästchen und Pfeile verbunden - fertig ist das Flowchart. Ob man später etwas mit diesem Modell anfangen kann, steht allerdings auf einem ganz anderen Blatt.
Prozessmodelle sind dazu da, das Wissen über Prozesse transparent zu machen und Kollegen zu ermöglichen, über Details im Prozessablauf diskutieren zu können. Daher ist es natürlich essenziell, dass der Ersteller und der Leser des Modells auch das gleiche verstehen. Hier helfen standardisierte Modellierungssprachen ungemein: Es gibt einheitliche Symbole für Aktivitäten, Entscheidungspunkte, Verantwortungszuordnungen, etc. Allerdings gibt es meistens aber auch verschiedene Möglichkeiten, ein und denselben Sachverhalt darzustellen. Wie beschrifte ich die Aktivitäten, damit mein Gegenüber versteht, was gemeint ist? Welche Details gehören ins Modell und welche sollten weggelassen werden? Erwähne ich die Rollenzuordnung in der angefügten textuellen Dokumentation oder stelle ich es als Teil des Diagramms grafisch dar? Um hier den Modellierern Orientierung bei der Erstellung der Diagramme zu geben, werden entsprechende Regeln aufgestellt. Diese helfen im zweiten Schritt dann auch dabei, eine einheitliche Prozessdokumentation zu erreichen.
Was sind Modellierungskonventionen und was beinhalten sie?
Konventionen werden meistens zu Beginn einer Modellierungsinitiative erstellt. Diese Dokumente sind manchmal kurz und knapp gehalten und beschreiben auf wenigen Seiten die wichtigsten Regeln. Oft sieht man aber auch umfangreiche Dokumente mit 50 Seiten oder mehr, auf denen die Regeln mit ausführlichen Beispielen erläutert werden. Die Konventionen werden dann zumeist im Intranet als PDF-Dokument oder Webseite allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. Das Dokument hat häufig folgenden Inhalt:
- Einleitung. Was ist ein Prozess überhaupt und warum sollten sie beschrieben werden? Für wen gelten die Konventionen?
- Prozessarchitektur. Welche Prozesse stehen im Fokus? Auf welcher Detailstufe sind die Prozesse zu dokumentieren und wie wird die Prozesslandschaft strukturiert? Wie viele Hierarchieebenen gibt es?
- Verwendete Notationen. Welche Modellierungssprache (z.B. BPMN, EPK) wird verwendet? Welche Teilmenge der Modellierungskonstrukte ist relevant?
- Benennungsregeln. Wie sollen Aktivitäten oder Entscheidungspunkte beschriftet werden? Wie werden Start- und Endpunkt eines Prozesses beschrieben?
- Prozessstruktur. In welcher Kombination sollen die Modellierungskonstrukte verwendet werden? Wird die Syntax eingehalten? Gibt es semantische Widersprüche?
- Layout. Auch die Ästhetik spielt eine große Rolle: Wie soll das Diagramm aufgebaut sein? Farben, Größen, Abstände?
- Verantwortlichkeiten und Rollen. Wer modelliert eigentlich? Wer überprüft das Modell, wer gibt es frei?
Die einzelnen Regeln in diesen Bereichen können auch verschiedene “Härtegrade” aufweisen. Während es sich bei manchen um Hinweise handelt, bei anderen um Empfehlungen, so stehen vor allem die verpflichtenden Regeln im Fokus. Nur wenn diese Regeln vollständig eingehalten wurden, gilt ein Modell als akzeptabel - ansonsten muss es noch einmal überarbeitet werden.
Brauche ich eigene Konventionen?
Viele Leute haben sich bereits über einen guten Modellierungsstil Gedanken gemacht. Zahlreiche Bücher beleuchten das Thema, z.B. “BPMN Method & Style” von Bruce Silver oder das “Praxishandbuch BPMN” von Jakob Freund. Aber auch Industrie- und Verwaltungsinitiativen haben sich dem Thema angenommen. Besonders zu erwähnen ist hier die eCH-Initiative in der Schweiz, die eine einheitliche Prozessmodellierung in der Schweizer Verwaltung anstrebt. Und auch das Bundesverwaltungsamt in Deutschland hat sich bereits intensiv mit diesem Thema beschäftigt und eigene Modellierungskonventionen für die Erstellung von Prozessmodellen erarbeitet.
Viele Organisationen übernehmen diese Dokumente nicht 1:1, sondern nutzen sie eher als Ausgangspunkt für die Erarbeitung von eigenen Konventionen. Während grundsätzliche Entscheidungen (z.B. die Verwendung von Wertschöpfungskettendiagrammen auf oberen Ebenen und BPMN auf detaillierteren Ebenen) übernommen werden, gibt es häufig Besonderheiten in der Wahl der Prozessarchitektur, den Benennungsregeln und den Verantwortlichkeiten & Rollen. Hier findet eine entsprechende Anpassung auf die individuellen Gegebenheiten in der eigenen Organisation statt.
Wie stelle ich sicher, dass meine Modelle den Konventionen genügen?
Klassischerweise werden die Konventionen an alle Modellierer verteilt und es wird gehofft, dass diese auch tatsächlich Anwendung finden. Darüber hinaus gibt es häufig eine zentrale Stelle, die Prozessmodelle auf die Einhaltung der Konventionen hin überprüft. Dies geschieht allerdings händisch, da die meisten Tools keine automatisierte Überprüfung der eigenen Regeln erlauben. Höchstens wird noch die syntaktische Korrektheit des Modells sicher gestellt, aber spätestens bei Regeln zur Prozessstruktur oder zu Benennungskonventionen machen die allermeisten Tools schlapp.
Hier sticht Signavio deutlich aus der Masse hervor und bietet die umfangreichste Unterstützung für die automatische Überprüfung von Modellierungskonventionen. Dies geht so weit, dass das Tool einem sagt, dass “Details anfragen” eine wesentlich bessere Aktivitätsbezeichnung ist als “Unzureichende Information”.
Überblick über alle wichtigen Modellierungsrichtlinien
Um alle wichtigen Modellierungskonventionen auf einen Blick zu haben, hat Signavio für Sie ein Wiki erstellt, in welchem alle BPMN-Regeln übersichtlich mit Positiv- und Negativbeispielen veranschaulicht werden. Diese Übersicht an Regeln besteht aus den fünf Kategorien Layout, Architektur, Benennung, Notation und Prozessstruktur.
Sie bildet die ideale Grundlage zur Erstellung korrekter Geschäftsprozessmodelle und für die Definition ihrer eigenen Modellierungsrichtlinien. Mit diesem Wiki haben Sie endlich alle Modellierungskonventionen kompakt und auf den Punkt zusammengestellt.
Zum Wiki: www.modeling-guidelines.org
Kostenloser Check Ihrer Modellierungskonventionen
Im Rahmen der Einführung der neuen Funktionen zur Überprüfung von Modellierungskonventionen bietet Signavio nun einen einmaligen und kostenlosen Service: Sie können Ihre Modellierungskonventionen einschicken und wir geben Ihnen individuelles Feedback zu dem von Ihnen definierten Regelwerk. Wenn Sie uns Ihr Konventionsdokument zuschicken, erhalten Sie von uns Antworten in folgenden Bereichen:
- Vollständigkeit: Enthalten Ihre Konventionen alle typischen Regeln? Was fehlt?
- Konsistenz: Widersprechen sich die Regeln? Welche Regeln sind absolut unüblich oder schwer einzuhalten von den Modellierern?
- Automatische vs. manuelle Prüfung: Welche Regeln lassen sich automatisch überprüfen und welche Regeln müssen zwingend von Hand geprüft werden?
Dieser kostenlose Service steht bis Ende März 2013 zur Verfügung. Schicken Sie uns Ihre Konventionen an guidelines@signavio.com.
Der Signavio Process Editor enthält seit Januar 2013 die neuen Funktionen zu Modellierungskonventionen. Registrieren Sie sich einfach für die kostenlose 30-Tage-Testversion und probieren Sie es selbst aus.