Robotic Process Automation (RPA) bietet zahlreiche Vorteile für Organisationen aller Branchen: Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist es möglich, Zeit und Geld zu sparen, wiederholt anfallende Aufgaben zu reduzieren, im Arbeitsalltag genauer zu agieren und die Mitarbeiter für wertschöpfende Tätigkeiten einzusetzen.

Viele RPA-Initiativen werden jedoch zu schnell ins Leben gerufen. Oft versprechen sie Vorteile, die schnell und ohne Mehraufwand erzielt werden, ohne die bestehenden Prozesse und Anwendungen zu verändern. Doch nach kurzer Zeit wird klar: RPA ist weitaus komplexer.

Wie Consultants RPA beurteilen

Dies beobachtet Jayesh Samant, Consultant bei Signavio, häufig, wenn er mit Organisationen zusammenarbeitet, die die Vorteile von RPA nutzen möchten. „In vielen Organisationen wird unterschätzt, was es bedeutet, eine erfolgreiche RPA-Initiative ins Leben zu rufen. Schon die meisten Proof-of-Concept-Projekte erfordern mehr Zeit, als anfangs geplant. Dies bestätigt auch eine aktuelle Studie von PriceWaterhouseCoopers.“

Jayesh empfiehlt, den Blick vor allem auf die Geschäftsprozesse zu richten: „Bei dem ganzen Hype um das Thema wird erfahrungsgemäß das „P“ in RPA vergessen. Dabei ist der Prozess das Wichtigste an Robotic Process Automation: Viele RPA-Lösungen bieten spannende neue Möglichkeiten, um die Performance der Prozesse zu verbessern. Doch den größten Nutzen erzielen sie erst im Zusammenhang mit Prozessverbesserungen.

Zu oft steht allein die schnelle Umsetzung im Vordergrund: Dann werden suboptimale Prozesse nicht verändert, sondern lediglich automatisiert. Erfahrungsgemäß basieren viele dieser Prozesse auf Entscheidungslogiken, die über längere Zeit hinweg komplexer geworden sind, doch nicht unbedingt effizient verlaufen. Wer diese Prozesse vor der Automatisierung nicht hinterfragt, wird vermutlich auch nicht mit den Ergebnissen zufrieden sein.“

Unternehmensweite RPA-Implementierung in fünf Schritten

Jayesh führt Beispiele aus der Praxis an: „Ich habe die Erfahrung gemacht, dass eine erfolgreiche RPA-Einführung in einer Organisation in fünf Schritten gelingt.“

„Der erste Schritt besteht in einer Bestandsaufnahme, die auf der Auswertung leicht zugänglicher Prozessdaten basiert. Interessant ist etwa die Anzahl aller innerhalb eines Jahres ausgeführten Prozesse oder die Anzahl aller an einem Prozess beteiligten FTEs: Diese Informationen erlauben, die Prioritäten für Process Discovery und detaillierte Auswertungen festzulegen. In dieser Phase ist es wichtig zu prüfen, ob auch alle Prozesse korrekt benannt sind und ob dabei die üblichen Fehler vermieden wurden.“

„Im zweiten Schritt werden die priorisierten Geschäftsprozesse näher untersucht. Nun geht es darum, den Prozessfluss in Zusammenhang mit den unterschiedlichen Prozessvarianten zu analysieren, entweder manuell oder mit Process-Mining-Lösungen. Die dabei gewonnenen Ergebnisse sind wertvolle Anhaltspunkte, um mögliche Entscheidungspunkte innerhalb des Prozesses zu identifizieren und die Entscheidungslogik zu modellieren. Die Datenauswertung erfolgt mit Blick auf Volumetrik, Kosten, zeitliche Aufwände und Ressourcenverwendung. Sie ermöglicht, zu bestimmen, für welche Prozesse Robotic Process Automation am besten geeignet ist.“

„Anschließend werden die Prozesse neu modelliert. In diesem Schritt geht es darum, die Performance der Prozesse zu optimieren. Dazu werden verschiedene Prozessvarianten ausgewertet und die Möglichkeiten der Standardisierung evaluiert. In diesem Zuge wird auch die dahinterliegende Entscheidungslogik untersucht, um zu entscheiden, ob Änderungen nötig sind.“

„Nur selten lässt sich ein kompletter Prozess durch RPA automatisieren. Deshalb ist es wichtig, in erster Linie alle Prozessschritte zu identifizieren, die für RPA infrage kommen. Für alle weiteren Prozessschritte kann es sinnvoll sein, einen übergeordneten Workflow aufzusetzen, dies ist natürlich vom jeweiligen Einzelfall abhängig. Mit Blick auf die zuvor gewonnen Daten empfiehlt es sich, den Return on Investment einer möglichen Prozessautomatisierung zu bestimmen und die entsprechenden Prozesse für die Automatisierung auszuwählen.“

Jayesh führt weiter aus: „Der vierte Schritt besteht in der Prozessautomatisierung. Der neu modellierte Prozess wird implementiert und der aufgesetzte Workflow mitsamt den Software-Robotern getestet. Anschließend wird der getestete Prozess in der Organisation ausgerollt.“

„Der letzte Schritt ist am wichtigsten: Nach der RPA-Implementierung folgt ein Review, um die reale Prozessausführung zu überwachen und alle möglichen Schwierigkeiten auf dem Weg zu den gewünschten Ergebnissen zu lösen. Je nach Prozessgröße sollte dieses Review nach zwei bis vier Wochen abgeschlossen sein.“

Praxistipp

Jayesh fasst zusammen: „Mit diesem Vorgehen ist eine RPA-Implementierung für Organisationen eine exzellente Möglichkeit, um einen Prozess zu analysieren und zu überarbeiten, noch bevor Software-Roboter bestimmte Prozessschritte automatisiert ausführen. Deshalb empfehle ich immer: Erst optimieren, dann automatisieren.”

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