Le bilan de santé de vos processus
Avant de débuter une nouvelle activité physique, effectuer un bilan de santé est toujours recommandé pour voir si on a la forme physique nécessaire pour réaliser les prouesses imposées par ce nouveau sport. Considérez que c’est la même chose pour votre organisation et votre initiative d’excellence opérationnelle. Si vous avez déjà des processus en place, il est temps de prendre leurs pouls et de procéder à un état des lieux (et de santé) de vos processus. Comment procéder ?
Organiser un tour de table avec les experts
Une initiative d’excellence opérationnelle (OpEx) a pour but d’optimiser l’état actuel de votre business et d'améliorer son fonctionnement, comme pourrait le faire le sport sur votre corps et votre mental. Afin de viser juste et de travailler sur les zones qui ont besoin d’être corrigées, renforcées et optimisées, vous devez réunir les experts en processus de votre entreprise pour dresser l’état du fonctionnement actuel de votre organisation :
- Quels sont les processus en place ?
- Comment sont-ils exécutés ?
- Qui en sont les responsables ?
- Qu’est-ce qui est automatisé et ne l’est pas ?
- Qu’est-ce qui a besoin d’être amélioré ?
Des questions simples mais qui permettent de dresser une vue d’ensemble de votre paysage de processus actuel qui servira de base de travail pour votre initiative d’OpEx.
Découverte automatisée de vos processus
Pour aller plus loin dans la découverte de vos processus et découvrir leur fonctionnement réel, vous pouvez compter sur le Process Discovery pour mettre en exergue les processus cachés dans vos journaux (log files) et révéler les données qu’ils contiennent. L’initiative permet aussi de découvrir les variantes qui existent et de repérer les plus utilisées. Ces informations couplées à celles fournies par vos équipes vous offriront une vision globale du fonctionnement de votre paysage de processus et du travail à réaliser !
Comme vous le savez les résultats d’une séance de sport sur votre corps, quelle qu’elle soit, ne se mesurent pas après une session. C’est la même chose pour votre initiative d’excellence opérationnelle. C’est une démarche à adopter sur la durée, il faut être patient, précis, engagé et mieux vaut commencer par de petits objectifs pour mesurer des progrès rapidement, fêter ces victoires, et étendre ensuite l’initiative à d’autres processus plus complexes. L’idée étant de ne pas s’éparpiller et de concentrer ses efforts sur un processus précis ou un service précis. Ne dit-on pas que “rien ne sert de courir, il faut partir à point” ?
Définir votre programme de remise en forme
Après avoir effectué le bilan de santé des processus de votre entreprise et avoir une vision claire de votre paysage de processus actuel, vous allez pouvoir vous diriger doucement mais sûrement vers l’optimisation de vos processus.
Si après le brainstorming avec les experts de processus et lors de l’étude des résultats mis en avant par l’initiative de Process Discovery, vous avez jugé important d’optimiser le processus alpha de votre organisation, vous pouvez réunir l’équipe/les personnes qui utilisent ce processus alpha afin de discuter avec elle(s) du processus et de révéler :
- la façon dont chaque personne applique ce processus
- les problèmes rencontrés au cours de son exécution
- les améliorations possibles
Dans toute initiative d’excellence opérationnelle, la transparence est clairement le mot d’ordre. L’objectif est d’avoir une vision à la fois globale mais aussi précise du fonctionnement du processus. Pour envisager une optimisation des processus de son organisation, toutes les informations doivent être révélées pour connaître tous les cas de figure dans le but de proposer un plan d’affinement et d’optimisation efficace qui va renforcer votre processus et à plus grande échelle votre business et vous permettre de gagner en rapidité, efficacité et performance.
Place au programme d’optimisation :
- Définir une équipe en charge du projet d’optimisation
Avoir une équipe qui porte l’initiative est essentiel pour piloter le projet et pour donner la possibilité aux employés d’avoir des référents à qui s’adresser pour d'éventuelles suggestions ou questions.
- Offrir en parallèle la possibilité à vos employés de s’exprimer et de partager leurs opinions, idées et expériences.
Vos salariés sont confrontés au quotidien aux processus de votre organisation. Ils ont souvent des idées d’amélioration intéressantes et justes.
- Partager les avancées de l’initiative avec vos équipes
Dans un objectif de transparence et pour maintenir vos équipes motivées et impliquées, vous devez partager avec elles les avancées de votre initiative.
- Tester, affiner, valider et standardiser les changements effectués
Une fois le processus revu et corrigé, il faut mettre sa version optimisée en marche et étudier son comportement afin de la valider ou de lui apporter une nouvelle modification afin d’atteindre l’objectif fixé.
- Célébrer en équipe la validation de la version définitive
Une initiative d’OpEx est un travail collectif. Chacun de vos employés s’est impliqué à différents niveaux et c’est primordial de fêter ces résultats ensemble, en équipe, afin de récompenser l’effort collectif et de maintenir le cap pour la suite de l’initiative.
- Surveiller le processus optimisé
Une fois le processus validé, il ne s’agit pas de s’arrêter en si bon chemin. L’OpEx est un travail en continu. Mesurer les indicateurs de performance de ce processus optimisé est important pour s'assurer de sa fiabilité et de l'impact des changements
- Appliquer le programme à un autre processus nécessitant une mise à jour
Maintenant que vous avez optimisé un processus et que l’opération a été une réussite, vous pouvez continuer votre processus d’optimisation avec d’autres processus et ainsi de suite.
Comme dans toute discipline sportive, ce programme demande de votre part et de celle de vos équipes : rigueur, engagement, efforts et persévérance. L’important est de ne pas relâcher les efforts, de rester constant et de maintenir le cap vers l’excellence opérationnelle !
Signavio fait son entrée sur le terrain
Se lancer dans ce type d’initiative prend du temps et mobilise de nombreuses ressources pour obtenir des résultats. Pour vous “supporter” sur le terrain de l’excellence opérationnelle, Signavio est le co-équipier qu’il vous faut dans votre équipe pour vous assurer des résultats fiables et rapides.
S’équiper de la SAP Signavio Process Transformation Suite et de ses quatre composants permet de couvrir tous les champs d’action d’une initiative d’OpEx pour une efficacité optimale et des résultats durables. Les détails de votre équipement :
Équipement n°1 : le Process Manager pour modéliser et capturer vos processus Ici, vous pouvez collecter et rassembler l’ensemble de vos processus au sein de votre portfolio de processus. Le SAP Signavio Process Manager permet aussi de modéliser simplement et de retravailler vos processus pour offrir de meilleures performances.
Équipement n°2 : le Collaboration Hub pour favoriser le travail collaboratif et la transparence Véritable plateforme axée sur l’échange et la transparence, le SAP Signavio Collaboration Hub permet à l’ensemble de votre organisation d’accéder à un panel d’informations relatives au fonctionnement de votre entreprise afin de partager les informations et connaissances à l'ensemble de l'organisation et de favoriser la standardisation des processus. C’est également un espace d’échange, de partage et de suggestion.
Équipement n°3 : le Process Governance pour automatiser vos processus et gagner en rapidité Dans le cadre d’une initiative d’OpEx, le temps passé sur les tâches est compté. Le Signavio Process Governance permet d’automatiser vos processus et de réassigner des tâches automatiquement si les personnes concernées sont absentes. Ainsi, le workflow est fluidifié et aucun goulot d’étranglement n’est possible !
Équipement n°4 : le Process Intelligence pour révéler les données de vos processus et leur comportement Si l’objectif de votre initiative d’OpEx est de se concentrer sur un ou une série de processus utilisé.e fréquemment au sein de votre organisation, alors le process mining propulsé par le SAP Signavio Process Intelligence peut vous permettre de révéler les données cachées dans vos processus. En quelques minutes, vous découvrez les différentes variantes de vos processus afin de travailler sur la version optimale dudit processus !
L’équipement complet made in Signavio vous offre la panoplie complète pour mettre votre programme d’excellence opérationnelle en pratique, l’exécuter correctement et tirer profit de l’initiative. Prêt à fouler le terrain de l’excellence opérationnelle ?
Séance d’essai gratuite
Convaincu par les bienfaits de l’excellence opérationnelle pour la forme de votre structure ? Alors téléchargez notre programme en 7 étapes vers l'excellence opérationnelle pour aller plus loin sur le sujet et parfaire vos connaissances. Si vous souhaitez passer directement à la pratique, inscrivez-vous à votre séance d’essai gratuite de la SAP Signavio Process Transformation Suite pendant 30 jours. Rentrez dans le jeu de l’OpEx et allez droit au but !