Signavio Workflow remplace les e-mails et les feuilles de calcul

Les organisations dépendent des e-mails et des feuilles de calcul pour réaliser leurs processus métier qu’ils n’ont pas automatisés à l’aide d’une solution IT personnalisable. Il est donc nécessaire d’utiliser le bon outil pour remplacer les emails et les feuilles de calcul, un outil  d’usage général tel que le Signavio Workflow.

Le développement d’un logiciel personnalisé, un coût très élevé

En théorie, le développement d’un logiciel personnalisé est la solution idéale pour soutenir l’automatisation des processus métier, mais à y regarder de plus près, les coûts engendrés sont trop élevés au regard de ces processus. C’est pourquoi, ils dépendent d’outils génériques, comme les e-mails et les feuilles de calcul pour travailler en coordination avec de nombreuses personnes et capturer des informations critiques. Ces outils ne sont pas correctement adaptés à ces besoins et peuvent causer différents problèmes.

  • Les employés sont submergés d’e-mails et passent une grande partie de leur temps à lire et écrire des messages.
  • Les informations commerciales critiques sont stockées dans des feuilles de calcul qui contiennent des erreurs, manquent de documentation et sont difficiles à maintenir à jour.
  • De nombreuses informations commerciales sont encore dans des boîtes e-mail, où il est impossible de trouver ces informations ou de les mettre à jour.

Les organisations peuvent désormais utiliser l’automatisation des workflows pour réduire l’utilisation des feuilles de calcul et des e-mails.

La plupart des feuilles de calcul gardent trace du statut des scénarios d’un processus opérationnel, mais sans aucune modélisation claire et structurée.

De nombreux e-mails notifient seulement les autres employés à propos du changement de statut d’un cas dans un processus ou coordonnent l’assignement des tâches et des délégations.

Utiliser un système de gestion des workflows

Le Signavio Workflow est la solution qui répond à la surcharge d’emails et à la gestion difficile de feuilles de calcul complexes . Choisir de remplacer les feuilles de calcul par des processus dans un système de gestion des workflows et certains e-mails par des notifications automatiques peut révéler de nombreux avantages.

  • Les modèles de processus expliquent plus clairement les procédures qu’une feuille de calcul.
  • À la différence d’une feuille de calcul, une plateforme d’exécution des workflows renforce la structure d’un processus, afin que les étapes soient réalisées dans le bon ordre.
  • Grâce à une plateforme de gestion des workflows, il est possible de mettre à jour un modèle de processus et d’utiliser plusieurs versions de processus à la fois, contrairement aux feuilles de calcul qui sont généralement utilisées sans gestion des versions.
  • Les notifications automatiques qui informent les participants du processus à propos de nouvelles informations ou du travail qu’ils ont à effectuer leur permettent d’économiser du temps qu’ils auraient perdu en envoyant des e-mails.
  • Les notifications automatiques standards permettent d’économiser du temps car elles sont également plus rapides à lire qu’un e-mail.

En bref, un système de gestion des workflows réduit le temps que vous passez à envoyer des e-mails et à maintenir vos feuilles de calcul à jour. En plus d’économiser du temps, vous réduisez également le délai de délégation des tâches, ce qui améliore la performance de vos processus métier et la satisfaction de vos clients.

Commencez la gestion des workflows dès aujourd’hui avec le Signavio Workflow. Rendez-vous sur workflow.signavio.com/try pour vous inscrire à notre version d’essai gratuite de 30 jours.

Références