E-Mails und Dokumente ersetzen mit Workflow-Management

Wenn Unternehmen ihre Prozesse nicht durch eine passende IT-Lösung automatisiert haben, verlassen sie sich gerne auf E-Mails und Tabellen. Eine professionelle Workflow-Lösung hat dagegen viele Vorteile. Mit dem Workflow-Management können Sie einen Großteil der E-Mails und Dokumente ersetzen.

Die Nachteile von E-Mails und Dokumenten

Wenn die Koordination der Arbeit zwischen mehreren Personen und das Erfassen von Informationen über generische Werkzeuge läuft, kann dies entscheidende Nachteile mit sich bringen:

  • Mitarbeiter werden überhäuft mit E-Mails und müssen viel Zeit damit aufbringen, diese zu lesen und zu beantworten.
  • Wichtige Informationen werden in fehlerhaften Tabellen gespeichert, es gibt Mängel bei der Dokumentation und es ist schwierig, die Dokumente immer aktuell zu halten.
  • Weitere wichtige Informationen befinden sich in E-Mail Postfächern, und können dort weder schnell gefunden noch aktualisiert werden.

Der größte Anteil aller Arbeitsdokumente wie E-Mails und Tabellen, ist Teil eines Geschäftsprozesses, jedoch ohne die klare Struktur eines Prozessmodells. Hinzu kommt, dass die meisten E-Mails nur versendet werden, um andere Mitarbeiter über Änderungen in verschiedenen Aufgaben zu informieren oder um neue Aufgaben zu koordinieren.

Die Automatisierung von Prozessen kann Unternehmen und Organisationen dabei helfen, weniger Tabellen und Dokumente nutzen, sowie weniger E-Mails schreiben zu müssen. Sie fordert jedoch oftmals einen hohen IT-Einsatz verbunden mit hohen Kosten, sodass viele Unternehmen davor zurück schrecken. Workflow-Automatisierung kann jedoch auch anders aussehen!

Die Vorteile eines intutiven Workflow-Management-Systems

Die Arbeit mit einem Workflow-Management-System bietet gegenüber der Arbeit mit einzelnen Tabellen und E-Mails viele Vorteile:

  • Prozessmodelle sind übersichtlicher als Tabellen.
  • Ein Workflow-System bringt eine Struktur in Ihre Prozesse, so dass die einzelnen Arbeitsschritte in der richtigen Reihenfolge durchgeführt werden.
  • Sie können Prozessmodell jederzeit aktualisieren und mehrere Prozesse zur gleichen Zeit laufen zu lassen.
  • Automatische Status-Benachrichtigungen der einzelnen Aufgaben erspart Prozessbeteiligten die Arbeitszeit für das Schreiben von E-Mails.
  • Automatische Benachrichtigungen werden schneller gelesen als E-Mails.

Kurz gesagt: Ein Workflow-Management-System reduziert die Zeit, die Sie für das Senden von E-Mails und das Pflegen von Dokumenten aufbringen müssen. Neben der Zeitersparnis vermeiden Sie auch noch Unklarheiten bei der Zuweisung und Bearbeitung Ihrer Aufgaben. Sie verbessern nachhaltig die Geschäftsprozesse zu Gunsten einer höheren Zufriedenheit Ihrer Kunden.

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