Automatische Dokumentation Ihrer Arbeit

Automatische Dokumentation – kann das in der Praxis funktionieren? Warum macht es überhaupt Sinn, Arbeitsaufzeichnungen zu automatisieren? Viele Organisationen sind aufgrund von Branchen­vorschriften gezwungen, eine Dokumentation ihrer Geschäfts­vorgänge, einschließlich der Namen der Mitarbeiter, Daten und Zeiten, zu erstellen. Allerdings

  • erfordert eine manuelle Dokumentation der Arbeit einen erheblichen Aufwand,
  • kann falsch oder fehlerhaft sein
  • und ist ein Risiko für hohe Strafen, sollten Prüfungen deshalb nicht bestanden werden können.

Auch wenn Sie ein IT-System nutzen, um Ihre tägliche Arbeit zu dokumentieren, sind vollautomatische Dokumentationen nur dann möglich, wenn Ihr Software-Tool in der Lage ist, die erforderlichen Informationen als Teil der normalen Arbeit zu erfassen.

Mit einer Workflow-Management-Plattform können Sie die Dokumentation Ihrer täglichen Arbeit vollständig automatisieren und dabei alle Details berücksichtigen.

Definieren und gestalten Sie dafür einen Workflow, der die wiederkehrenden Aufgaben in Ihren Geschäfts­prozessen erfasst. Wenn Sie dabei webbasierte Formulare verwenden, und Ihre Daten und Aufgaben vollständig eingeben, zeichnet das System automatisch auf, wer welche Aufgabe wann bearbeitet hat. Manager visualisieren damit ihre Geschäftsvorgänge in Echtzeit und Teams können die Bearbeitung ihrer eigenen Aufgaben leichter nachverfolgen.

Die Vorteile eines Workflow Management Systems beim Automatisieren von Dokumentationen

Die automatische Dokumentation durch ein Workflow Management System bringt entscheidende Vorteile:

  • Durch die Möglichkeit, einen maßgeschneiderten Prozess zu entwerfen, können die einzelnen Prozessschritte für genau die Aufgaben definiert werden, für die eine Dokumentation erforderlich ist. Dies vermeidet, dass Mitarbeiter die Dokumentation von Aufgaben vergessen und am Ende wichtige Daten für die Auswertung fehlen.
  • Wird eine Aufgabe per Mausklick als beendet gekennzeichnet, wird automatisch dokumentiert, wer daran gearbeitet hat und wann sie fertiggestellt wurde.
  • Das System funktioniert somit wie eine intelligente Aufgabenliste, die automatisch Aufgaben und Formulare übergibt. Teammitglieder, die ihre Arbeit aufzeichnen müssen, sparen so Zeit.
  • Aufgaben­zuordnungen zeigen, wer an einer Aufgabe arbeitet und helfen, doppelte Arbeit zu vermeiden. Dies reduziert die Verwaltungs­kosten und die Zeit, um Fehler zu korrigieren. Die automatische Dokumentation Ihrer Geschäftsvorgänge zeigt genau, was passiert, wenn mehrere Personen an einer Aufgabe gearbeitet haben.

Workflow Automatisierung ermöglicht Ihnen eine zuverlässigere Dokumentation bei geringeren Kosten. Darüber hinaus haben Anwender die Flexibilität, die Prozess­modelle zu verbessern – und dies ohne zusätzliche IT-Kosten.

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