5. Februar 2016

So holen Sie das Maximum aus Ihren Prozessen heraus!

Prozessmanagement dient dazu, die Unternehmenstrategie bestmöglich mit dem operativen Tagesgeschäft in Einklang zu bringen. Doch mit der Aufnahme der Prozesse ist es nicht getan. Business Process Intelligence ist gefragt! Wir haben diesen Begriff näher betrachtet.

Bild Prozessdiagramm

Die kontinuierliche Aufnahme und Verbesserung von täglichen Abläufen ist eine wichtige Methode, damit ein Geschäftsmodell funktioniert und Kunden-Anforderungen optimal berücksichtigt werden. Prozessdiagramme veranschaulichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten, informieren über Kosten und Risiken in Arbeitsabläufen sowie über Arbeitsmittel und -systeme. Sie sind der erste Schritt zu einer agilen Organisation.

Basierend auf dokumentierten Prozessen lässt sich die tägliche Arbeit optimieren, Compliance-Vorgaben einhalten und Risiken in Prozessen reduzieren. In diesem Spotlight möchten wir Ihnen einen Eindruck davon vermitteln, wie Sie aus Ihren aufgenommenen Prozessen einen Mehrwert gewinnen und was der vielfach verwendete Begriff Business Process Intelligence in diesem Rahmen eigentlich bedeutet.

Prozesse aufgenommen und dann?

Bevor sich ein Unternehmen überhaupt für eine BPM-Software entscheidet, stellt sich oft die berechtige Frage “Was habe ich davon?” Verantwortlichkeiten klären, den Ablauf für alle transparent darstellen, möglicherweise auch noch Kosten und Risiken sichtbar machen – das alles bietet einen Mehrwert für das Unternehmen, aber was bringt ein Prozess außerdem, wenn er erst einmal aufgenommen wurde? Wie analysiere ich sein Verbesserungspotenzial und gestalte ihn effizienter? Um das operative Tagesgeschäft positiv durch das Prozessmanagement zu beeinflussen, empfiehlt sich eine automatisierte Ausführung: Hierbei können Sie ein umfassendes Performance-Tracking ausführen und sehen,

ob der Prozess tatsächlich so läuft, wie gewünscht. Werden zum Beispiel Liefertermine nicht eingehalten, lässt die Ausführung Rückschlüsse auf die Ursachen zu. Die Kombination aus Prozessdokumentation und Ausführung hilft Ihnen dabei, Probleme zu behandeln und vom Ist- zum Sollprozess zu gelangen. Prozessintelligenz ist damit auch das Ergebnis eines Kreislaufes, in dem sich Dokumentation und Ausführung gegenseitig beeinflussen: Werden in der Ausführung Fehler festgestellt, können diese in der Dokumentation schnell angepasst werden, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Sind die Prozessdiagramme optimiert, verbessert sich auch die Ausführung.

Einflüsse auf Prozesse erkennen – so gelingt die Analyse

Der Begriff Prozessintelligenz sollte noch weiter gefasst werden und sich nicht auf eine Dokumentation und ihre Ausführung beschränken. Es gibt viele Aspekte, die einen Ablauf beeinflussen, wie zum Beispiel operative Entscheidungen im Unternehmen oder angekoppelte IT-Systeme. Ein Prozess ist also nicht nur ein linearer Ablauf, sondern unterliegt Einflüssen. Entscheidet man sich für ein Business-Process-Management-System, sollte auch darauf geachtet werden, wie diese Einflussfaktoren darin berücksichtigt werden. Idealerweise sind die Schnittpunkte in der Prozessplattform sichtbar und können zusammen mit den Prozessen verwaltet werden. Der Grund dafür ist naheliegend: Werden im Unternehmen täglich wiederkehrende Entscheidungen getroffen, wie zum Beispiel,

ob in einem bestimmten Fall ein Antrag bewilligt oder ein Kredit vergeben werden kann, dann entstehen vor allem dann Probleme, wenn bei der Entscheidungsfindung eine einheitliche Referenz fehlt. Wenn Entscheidungen in einem Prozess auch unter gleich bleibenden Bedingungen immer wieder unterschiedlich getroffen werden, sind mit Sicherheit einige dieser Entscheidungen falsch. Der Kreditnehmer kann am Ende möglicherweise seinen Kredit gar nicht zurückzahlen und es drohen finanzielle Verluste. Referenzprozesse sollten daher in unmittelbarer Verbindung mit Entscheidungsdiagrammen stehen. Das Business Decision Management ist somit im besten Fall ein integrativer Bestandteil des Business Process Managements.

Mit den richtigen Daten zu intelligenten Prozessen

Wird mein Prozess durch die Fülle an Einflussfaktoren nicht zu komplex? Eine berechtigte Frage! Natürlich muss sich nicht jeder Mitarbeiter mit operativen Entscheidungen befassen. Die Fachabteilungen benötigen in der Regel auch keinen Zugriff auf alle Systeme, aber Schnittstellen wie zum Beispiel zum SAP Solution Manager sollte es geben. Moderne BPM-Systeme müssen in der Lage sein, die Steuerung und Analyse von Prozessen in sämtlichen Dimensionen zu ermöglichen und weit über die reine Prozessebene hinauszugehen. Prozesse und operative Entscheidungen werden am besten nicht in einem Diagramm modelliert – das wäre in der Tat sehr komplex – jedoch auf einer Plattform verwaltet. Das Gleiche gilt für die IT-Systeme. Je nach Stakeholder können Anwender dann zwischen diesen Ebenen navigieren.

Optimierung, Steuerung und Analyse von Prozessen geht also in viele Richtungen. Mit unseren Software-Lösungen unterstützen wir Sie optimal dabei, Ihr Unternehmen durch Prozessmanagement agiler zu machen und Ihren Kundenservice zu verbessern

Verschaffen Sie sich doch gerne einmal selbst einen Eindruck unserer Lösungen, wenn Sie diese noch nicht kennen. Nutzen Sie den Signavio Process Editor und den Decision Manger als integrative Plattform für Ihr Prozess- und Entscheidungsmanagement und Effektif für die anschließende Ausführung Ihrer Prozesse. Die kostenlosen 30-Tage-Testversionen der Signavio-Plattform und Effektif stehen jederzeit für Sie zur Verfügung.