Prozessmanagement bei der MYTOYS GROUP

Mit der standardisierten Prozessaufnahme wurde eine Einheitlichkeit im Unternehmen geschaffen, die es allen Mitarbeitern ermöglicht, die Prozesse zu verstehen und sie zu leben. Ralf Schmilewski, Leiter ERP Entwicklung, myToys.de GmbH

Die myToys.de GmbH mit Sitz in Berlin ist eines der erfolg­reichsten E-Commerce Unternehmen sowie führender Multi-Channel-Anbieter für Kinder­sortimente in Deutschland.

Ziel des BPM-Projekts ist, die Schnelligkeit und Flexibilität des Unternehmens und der Prozesse auch bei starkem Unter­nehmens­wachstum zu sichern. Dafür setzt myToys auf die Prozess­management-Software von Signavio.

Vor der Implementierung eines unter­nehmens­weiten Prozess­managements hatten viele myToys-Mitarbeiter die Prozesse nur „im Kopf“ oder nutzten Excel-, Word- und Fluss­diagramme, Text­darstellungen und Visio®.

Mit dem Start des BPM-Projekts im Jahr 2012 sollten die Unternehmens­prozesse noch professioneller dokumentiert werden, um sie dadurch besser den sich schnell ändernden Markt­bedingungen anpassen zu können. Ein weiteres qualitatives Ziel war, die Kommunikation zwischen der IT und den Fach­abteilungen weiter zu verbessern und ein gemeinsames Verständnis für die Prozesse im Unternehmen zu verankern.

Hierfür setzt myToys auf die webbasierte Prozess­management-Lösung von Signavio. Alle Prozess­beteiligten können sich sehr schnell in den intuitiven Signavio Process Editor einarbeiten und mit der interaktiven Kommen­tierungs­funktion gemeinsam die Prozesse aufnehmen.

Zu Beginn jeder Prozessaufnahme findet ein initialer Workshop zum Prozess statt. Danach arbeiten die Projektteams, bestehend aus Mitarbeitern der IT und der Fachabteilungen (Product Owner), gemeinsam an der Dokumentation der Prozesse mit dem Signavio Process Editor.

Zudem gibt es regelmäßige Schulungen und einen direkten Austausch in Form eines „BPMN Board“. Diese monatliche Diskussions­plattform nutzen alle Prozess­modellierer aus der IT und die Prozess­verant­wortlichen der Fachabteilungen, um BPMN-Richtlinien oder Modellierungs­konventionen festzulegen und um die Prozess­landkarten-Hierarchien zu besprechen.

Die Prozesse werden jedem der über 800 Mitarbeiter im unternehmens­weiten zentralen BPM Collaboration Portal des Signavio Process Editor zur Verfügung gestellt. Somit kann jeder Mitarbeiter von überall über das Intranet darauf zugreifen und ist so stets über die Fortschritte des BPM-Projekts und über Änderungen in den Prozessen informiert.

Durch die Einführung des BPM-Projekts profitieren alle Mitarbeiter von einem gemeinsamen Verständnis für Prozesse und eine noch effizientere Arbeitsweise ist erkennbar. Positiv ist auch, dass der Schulungsaufwand für neue Mitarbeiter stark reduziert werden konnte, da sie sich mit Hilfe der dokumentierten Prozesse schneller in ihre Aufgaben hineinfinden können.

Success Story myToys.de GmbH

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